Ongeveer 30 procent van de klachten ontvangen door de Amerikaanse Equal Employment Opportunity Commission behoren tot pesterijen op het werk, volgens Jenny R. Yang, de voorzitter van de Commissie. Daarom is de kans groot dat als je met andere mensen werkt, je op een bepaald moment tijdens je carrière op een of andere manier last hebt van intimidatie. Dergelijke intimidatie kan een ernstige impact hebben op werknemers en op werkgevers als gevolg van een rechtszaak. Als gevolg hiervan is het belangrijk dat een slachtoffer of waarnemer intimidatie op de werkplek meldt op een manier die de inspanningen van het bedrijf ondersteunt om dit te voorkomen of ermee om te gaan.
Doelstelling van Incidentdocumentatie over intimidatie op de werkvloer
Pesten op de werkplek schendt zowel federale als statelijke antidiscriminatiewetgeving. Daarom vragen bedrijven werknemers om gevallen van intimidatie op de werkplek op een bepaalde manier te documenteren en te rapporteren om een klacht te onderbouwen, zodat een bedrijf corrigerende maatregelen kan nemen of kan verdedigen tegen aantijgingen van intimidatie.
Bekijk het personeelshandboek en het bedrijfsbeleid
Als u zich bewust wilt worden van het vastleggen van intimidatie op de werkplek, leest u het bedrijfsbeleid en raadpleegt u het handboek voor werknemers. Vaak moeten werknemers, managers en supervisors specifieke richtlijnen volgen om pesterijen op het werk te registreren en te rapporteren. Als dat zo is, volg dan de richtlijnen van uw werkgever en documenteer een incident volledig volgens de normen van de Human Resources-afdeling van uw bedrijf.
Lees de arbeidswetgeving die intimidatie verbiedt
Om ervoor te zorgen dat je pogingen tot humor niet verwart met intimidatie, bekijk je de door de werkgever verstrekte trainings- en arbeidswetten met betrekking tot intimidatie op de werkplek. Titel VII van de Civil Rights Act van 1964 verbiedt bijvoorbeeld discriminatie op basis van niet-werkgerelateerde factoren, zoals ras, religie, geslacht, nationale afkomst of kleur. Deze en andere anti-discriminatiewetgeving verbiedt intimidatie, zoals ongewenst gedrag dat is gebaseerd op niet-werkgerelateerde factoren en is gericht op een persoon of een groep werknemers.
Documenteer de namen van de Harasser en de Getuigen
Volg na elk incident met intimidatie dit zo snel mogelijk. Beschrijf voor elk incident dat u target, de naam van de medewerker die zich bezighoudt met het intimiderende gedrag en zijn positie bij uw bedrijf. Noteer ook de namen en functies van medewerkers die getuige zijn geweest van het intimiderende gedrag.
Beschrijf het incident
Neem zoveel mogelijk details op met betrekking tot de intimiderende opmerkingen of acties, maar schrijf zeer specifieke uitspraken aan een persoon alleen als u zeker bent van de exacte woorden die worden gesproken. Kroniek van de omstandigheden die het incident omringden, evenals waar en wanneer het incident plaatsvond. Beschrijf hoe de gebeurtenis u persoonlijk en professioneel heeft beïnvloed, en uw reactie op het intimiderende gedrag. Documenteer ook de antwoorden van andere werknemers die getuige waren van de intimidatie. Een medewerker die het incident heeft waargenomen, heeft bijvoorbeeld mogelijk het gedrag gestimuleerd of geprobeerd het te stoppen. In plaats van het document op te slaan op uw werkcomputer, slaat u het op op een flashstation dat u thuis opslaat.
Maak een notitie van vergeldingsacties
Documenteer alle acties die de dader heeft ondernomen in reactie op je pogingen om hem te confronteren of stop het negatieve gedrag. Als u het probleem met de indringer hebt besproken, noteert u uw opmerkingen en zijn reactie. Hij heeft bijvoorbeeld represaillemaatregelen genomen door u uit een team te sluiten, u te degraderen of een aantal van uw taken op het werk over te dragen.
Bewaar fysiek bewijs van intimidatie
Ter verdere back-up van uw claim van intimidatie, bewaart u e-mails en andere fysieke bewijzen van intimidatie. Dit bewijs kan betrekking hebben op ongewenste geschenken van de dader of e-mails die door hem zijn verzonden. Noteer voor elk fysiek bewijsmateriaal de omstandigheden rond het bewijsmateriaal en de bron ervan, evenals de datum en tijd waarop de dader het bewijs aan u heeft gegeven.
Bewaar ook bewijs van uw werkprestaties, inclusief memo's en prestatiebeoordelingen. U kunt dit bewijsmateriaal gebruiken om elke claim van de dader of uw werkgever tegen te gaan dat uw claim van intimidatie een truc is om uw slechte werkprestaties te rechtvaardigen of af te leiden.
Formele klacht indienen
Als u zeker weet dat u het incident met intimidatie correct hebt geregistreerd, maakt u een fotokopie van uw document voor distributie aan de bevoegde autoriteit. Als uw bedrijf een afdeling Human Resources heeft, dient u de kopie aan de HR-leider te presenteren en een formele klacht in te dienen. Lever anders de kopie van het document aan de CEO van uw bedrijf. Documenteer de datum en het tijdstip waarop je een klacht hebt ingediend en met wie je hebt gesproken.
Actie ondernemen indien bedreigd
Het documenteren van een incident met intimidatie en het indienen van een formele klacht zal uw werkgever helpen een veilige en comfortabele werkomgeving te handhaven. Als u echter merkt dat uw persoonlijke veiligheid of die van anderen wordt bedreigd, waarschuw dan onmiddellijk de HR-leider of CEO van uw bedrijf.
