Formele brieven maken deel uit van vrijwel elk beroep, ongeacht het vakgebied. Kennisgevingen, vragen en uitnodigingen: ze zijn er in alle soorten en maten, maar bijna allemaal volgen ze hetzelfde formaat. Het begin van professionele brieven is belangrijk omdat ze de toon zetten voor uw lezer. Als uw brief onpersoonlijk of onprofessioneel klinkt, kan de lezer twijfelen aan de legitimiteit van uw bedrijf of uw vermogen om met werkgerelateerde informatie binnen de brief om te gaan. In het belang van uw lezer moeten professionele brieven beleefd, beknopt en informatief zijn.
Schrijf uw adres bovenaan de brief. Gebruik het zakelijke adres, de stad en de postcode. Een adres zal uw lezer vertellen waar de brief vandaan komt en waar zij hun eigen correspondenties kunnen verzenden.
Schrijf de datum waarop de brief één regel onder je adres is geschreven. Schrijf de maand, datum en jaar (24 december 1997). De datum zal de lezer informeren wanneer de brief werd geschreven.
Schrijf het adres van je lezer een regel onder de datum. Begin met hun naam (het is meestal gepast om een persoonlijke titel toe te voegen, zoals Dr. of Mrs.) en voeg hun straatadres, stad en postcode toe in de onderstaande regels. Als u de brief in een vensterveloppe verzendt, wordt in dit gedeelte het postkantoor geïnformeerd waar de brief moet worden verzonden.
Begin met een aanhef meerdere regels onder het adres van je lezer. Begin met "Beste …" en voeg hun volledige naam toe. Gebruik een persoonlijke titel om het respect voor de ontvanger van de brief te tonen. Voeg een dubbele punt toe na de naam (Geachte heer John Smith:)
Tips
-
Gebruik lettertypen die er professioneel uitzien, zoals Arial of Times New Roman. Dubbel spatie en gebruik 12-punts lettergrootte.
Gebruik een briefhoofd voor alle correspondenties die uw naam en adres bevatten.
