Bij het aanvragen van een betaling door een klant, worden passende maatregelen gebruikt om effectieve brieven te maken om naar hen te verzenden. Brieven om betaling aan te vragen worden gebruikt wanneer een klant op de vervaldatum een factuur niet betaalt. Hoe langer het duurt voordat een klant een factuur betaalt, hoe meer brieven een bedrijf aan deze persoon schrijft. Een brief waarin om betaling wordt gevraagd, moet beleefd en duidelijk zijn en informatie bevatten over de openstaande factuur.
Gebruik briefhoofdpapier van het bedrijf, omdat het alle contactinformatie van de organisatie bevat en het er vaak formeler uitziet.
Adresseer de brief. Vermeld de datum van de brief gevolgd door de naam en het adres van de klant. Adresseer de persoon door te zeggen "Beste", gevolgd door de volledige naam van de klant.
Vermeld het doel van de brief. In een brief voor een betalingsverzoek moet dit doel duidelijk worden vermeld aan het begin van de brief. Gebruik een professionele toon en houd de woorden positief en warm.
Vermeld details van de schuld. Vermeld de datum waarop de diensten voor deze schuld zijn verstrekt, de oorspronkelijke vervaldag en het verschuldigde bedrag inclusief eventuele late vergoedingen. Voeg ook het factuurnummer toe zodat de klant het originele document gemakkelijker kan vinden. Veel bedrijven zullen ook een kopie van de originele factuur in dit type brief opnemen. Informeer de klant ook over de rentevoet waarvoor late vergoedingen worden berekend.
Vraag de klant om betaling. Laat de klant weten dat extra late kosten kunnen worden vermeden door het volledige bedrag tegen een bepaalde datum te betalen. Vraag de klant om u te bellen om een afspraak te maken als hij niet in staat is om de betaling op deze datum volledig te betalen. Voeg indien nodig uw telefoonnummer en directe extensie toe. Voeg ook uw e-mailadres toe en bied zijn correspondentie op deze manier aan als de klant dat wenst.
Bedank de klant. Bied je dankbaarheid aan de klant als de betaling al is gedaan en bedank de klant op voorhand voor het verzenden van een prompte betaling. Vertel de klant dat hij, als hij vragen heeft, niet moet aarzelen om u hierover te bellen.
Onderteken de brief. Sluit de brief af door 'oprecht' te schrijven, gevolgd door uw naam en titel.
