Als u een gepassioneerde medewerker bent en merkt dat sommige van de procedures op uw werk kunnen worden verbeterd, kunt u overwegen een voorstel te schrijven om nieuwe procedures in te voeren. Dit soort aanbiedingsbrief (of e-mail) kan worden geclassificeerd als een intern voorstel. Het schrijven van interne voorstellen is een beetje anders dan het schrijven van externe. Omdat u schrijft aan mensen die in dezelfde organisatie werken als u, kunt u uw interne jargon gebruiken en minder gevoelig zijn voor het gebruik van vertrouwelijke informatie.
Maak een plan voor uw voorstel. Bepaal de doelgroep aan wie u het voorstel zult richten. Als u bijvoorbeeld wilt dat uw organisatie een nieuw boekhoudsysteem invoert, neemt u contact op met de boekhoudafdeling, misschien het kantoor van de hoofdaccountant. Bepaal ook het doel van uw voorstel - bijvoorbeeld de implementatie van een bepaald boekhoudsysteem. Plaats jezelf bovendien in de schoenen van de lezers. Hierdoor kunt u beter begrijpen hoe u het publiek ervan kunt overtuigen dat uw voorstel moet worden geaccepteerd.
Begin met het schrijven van het voorstel. Geef in het begin expliciet en duidelijk het doel van uw brief aan. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Ik schrijf deze brief om de boekhoudafdeling te vragen het ABC-boekhoudsysteem te implementeren."
Beschrijf de huidige procedures in uw organisatie. Toon eventuele inefficiënties in de huidige procedures. Het huidige boekhoudsysteem kan bijvoorbeeld te tijdrovend zijn om te werken. Bovendien kan het dure fouten maken.
Geef een korte beschrijving van de nieuwe procedures. Beschrijf hoe ze anders zouden zijn dan de oude. Beschrijf eerst uw voorstel in slechts enkele zinnen. Geef daarna zo gedetailleerd mogelijk op. Houd de brief van het voorstel echter kort en bondig.
Geef de argumenten die de implementatie van de voorgestelde nieuwe procedures ondersteunen. Geef duidelijk de voordelen op die de nieuwe procedures voor de organisatie kunnen opleveren. Mogelijke voordelen kunnen zijn: hogere productiviteit, betere kwaliteit van geproduceerde goederen of diensten, grotere besparingen op grondstoffen en verbeterd moreel van de werknemers.
Maak een back-up van uw voorstel met eventuele documenten, indien van toepassing. Nieuwe procedures kunnen bijvoorbeeld elders in uw organisatie of in uw branche zijn getest. Markeer alle ondersteunende documenten duidelijk en geef hun betekenis aan in de tekst van de aanbiedingsbrief.
Geef details over hoe de voorgestelde procedures kunnen worden geïmplementeerd in uw organisatie. Als u voorstelt om een nieuw boekhoudsysteem in te voeren, kan de implementatie in fasen plaatsvinden. Gedurende enige tijd konden de nieuwe en de oude systemen tegelijkertijd worden gebruikt. Nadat het nieuwe systeem is getest, kan het oude systeem worden uitgefaseerd.
Laat iemand anders de brief van het voorstel lezen voordat u hem indient. Vraag om kritiek. Bespreek het voorstel en identificeer de punten waar het kan worden verbeterd. Verander enkele zinnen in het voorstel om het overtuigender te maken.
Dien uw voorstel in.
Tips
-
Gebruik eenvoudige taal. Als u bepaalde termen moet gebruiken, geef dan hun definities, tenzij u zeker weet dat de persoon die het voorstel leest ermee bekend is. Geef ook de voorkeur aan korte zinnen die duidelijk en ter zake zijn.
