Kantoorapparatuur is vaak een van de grootste kosten van elk bedrijf. Deze kosten worden verergerd door het feit dat de apparatuur zal slijten of breken. Het schrijven van een gedetailleerd voorstel waarin de behoeften van het bedrijf worden uiteengezet en officieel wordt gevraagd dat apparatuur wordt gekocht van het budget van het bedrijf, is een manier om deze items te vervangen. Een schriftelijk voorstel biedt verschillende medewerkers de mogelijkheid om op de hoogte te zijn van de behoeften van het bedrijf en beslissingen te nemen op basis van belangrijke informatie, zoals de kosten van het apparaat en het voordeel voor het bedrijf.
Evalueer de behoefte. De meeste bedrijven hebben gespecificeerde budgetten die definitief zijn over wat ze kunnen kopen en wanneer. Bepaal de ware behoefte van het bedrijf door elk apparaat te bestuderen en te vragen of het kan worden gerepareerd, of het nog zes maanden tot een jaar meegaat, of dat het duurder is om te repareren of te vervangen. Elk item dat kan worden gerepareerd of dat een tijdje langer meegaat, moet worden gemarkeerd uit de lijst met nieuwe aangevraagde apparaten.
Bepaal bedrijfswinsten. Wat zal het bedrijf besparen als de apparatuur nu wordt vervangen? Wat zal het winnen? Als u een desktopprinter vervangt door een vrijstaande zakelijke printer die in een fractie van de tijd meerdere exemplaren kan afdrukken, vermeldt u dit als een winst, aangezien de bespaarde tijd gunstig is. Wees heel duidelijk en bondig in het uitleggen van wat elk apparaat zal brengen voor het bedrijf.
Onderzoek nieuwe apparatuur. Ken en vermeld de prijzen, specificaties, typen modellen, detailhandelaren en fabrikanten voor elk apparaat dat u aanvraagt. Weet welke verkopers de artikelen tegen de laagste prijzen hebben en die dicht bij uw locatie staan of gratis verzending hebben. Ken ook eventuele nadelen of problemen die gewoonlijk worden geassocieerd met de apparatuur.
Schrijf uw ruwe conceptversie van het voorstel, inclusief secties voor een inleiding of samenvatting, doelen of doelen, bedrijfsbehoeften, bedrijfswinsten of -voordelen en kosten. Het kan ook handig zijn om een haalbare tijdslijn voor de inkoop op te sommen. Niet elk apparaat hoeft onmiddellijk te worden gekocht.
Typ uw voorstel, let op formatteren. Zorg ervoor dat alle koppen vetgedrukt zijn en netjes worden uitgelijnd. Spel uw werk controleren met behulp van de spellingcontrole van de computer en door het voorstel zelf te lezen. Om ervoor te zorgen dat u niets mist, stelt u uw voorstel enkele uren of dagen opzij en leest u het vervolgens opnieuw.
Waarschuwing
Houd uw verzoeken redelijk - als uw bedrijf echt geen behoefte heeft aan een groot, industrieel model van apparatuur, moet u dit niet vermelden.
Wees eerlijk in uw evaluaties van de huidige apparatuur. De lezers van uw voorstel moeten op uw meningen kunnen vertrouwen.
