Het wijzigen van de factureringsprocedures van uw bedrijf kan van invloed zijn op hoe u zaken doet met tal van klanten. U kunt geplande factuurdatums niet eenvoudig wijzigen, betalingsbedragen verhogen of uw voorwaarden anderszins herzien zonder uw klanten hiervan vooraf op de hoogte te stellen. Anders wordt u geconfronteerd met het vooruitzicht van oproepen, klachten, verlies van inkomsten en negatieve opmerkingen. Maak de brief die u uw klanten stuurt, zodat deze een volledig antwoord bieden op de "wie, wat, wanneer en waar" van uw nieuwe beleid.
Verduidelijk Purpose
Formele aankondigingen van procedurele wijzigingen moeten worden geopend met duidelijke verklaringen over de bron van de informatie, de populatie die het beïnvloedt en de aard van de verandering. Om dit doel te bereiken, gebruikt u het briefhoofd van uw bedrijf, zodat de ontvanger uw identiteit meteen weet. Als u uw bericht instelt in tekstverwerkingssoftware als een samenvoegingsproject, kunt u een aangepaste aanhef opnemen in elke letter om de gevreesde "Geachte klant" introductie die een bericht depersonaliseert te voorkomen. Herbevestig uw waardering voor het bedrijf van de ontvanger en beschrijf de basisprincipes van het beleid in een korte eerste alinea. U kunt bijvoorbeeld 'Omdat we u als klant waarderen, melden dat we u contacteren om u op de hoogte te brengen van een aanstaande wijziging in onze factureringsprocedures die van invloed is op uw account bij ons.'
Geef details op
Nadat u het algemene onderwerp van uw communicatie hebt geïntroduceerd, gaat u naar het punt in de volgende alinea. Leg zo bondig mogelijk de verandering uit die komt en hoe de nieuwe regels verschillen van de oude. Klanten willen precies weten hoe uw beleid op hen van invloed is. Als u geen duidelijke, logische verklaring geeft die alle voor de hand liggende vragen beantwoordt, begint uw telefoon te rinkelen kort nadat uw brieven in de mailboxen van de ontvangers zijn aangekomen. Om ervoor te zorgen dat u alle nodige details hebt geadresseerd, vraagt u vrienden, collega's of andere buitenstaanders om uw brief in de prototypefasen te lezen en uw bericht te verfijnen in het licht van eventuele vragen die zij stellen.
Timing bevestigen
Definieer precies wanneer de wijzigingen van kracht worden. Als klanten moeten beginnen met het gebruiken van een nieuw betalingsadres dat effectief is met de factureringscyclus van een specifieke maand, zeg hen dan: "Begin met uw maand en jaar betaling, stuur uw cheque naar adres." Als klanten een wijziging in de betalingsvoorwaarden te zien krijgen, zegt u hen: "We verhogen uw minimale betaling van aantal tot aantal procent van uw saldo vanaf maand en jaar." Om verwarring te voorkomen, gebruikt u deze timinginstructie om de wijziging samen te vatten en een volledige datum op te geven, zodat uw brief een haalbare toekomstige referentie voor de bestanden van klanten wordt.
Maak het officieel
Voordat u uw brief sluit, moet u op een duidelijke maar vriendelijke manier duidelijk maken dat uw wijzigingen geen optionele voorwaarden vertegenwoordigen. Klanten moeten zich realiseren dat zij zich niet kunnen afmelden voor uw procedures, behalve door hun accounts te sluiten, en dat u na de datum van de wijziging nog steeds met u zaken doet, bevestigt dat zij akkoord gaan met uw nieuwe regels en ermee instemmen. Geef uw naam en contactgegevens op, ook als dit allemaal wordt weergegeven als onderdeel van uw briefhoofd en benadruk dat u de oproepen van klanten wilt verwelkomen als u vragen of opmerkingen hebt.
