Een uitvinding die een grote rol speelt in bedrijfsoperaties is de tekstverwerker. Oorspronkelijk geïntroduceerd in de jaren 1800 in de vorm van de typemachine, doet de computergebaseerde tekstverwerkingssoftware het werk van de archiefkast, schrijfmachine en inktpen samen. Samen met de talloze mogelijkheden maken het gebruiksgemak en de betaalbaarheid een verstandige bedrijfsinvestering.
Maakt het eenvoudiger om sjablonen te maken
In een kantooromgeving worden de meest gebruikte documenten vaak gepersonaliseerd om te voldoen aan individuele scenario's. Dit wordt meestal gedaan door sjablonen te maken met behulp van tekstverwerkingssoftware zoals MS Word of Pages.
Een sjabloon is een document dat is gemaakt als startpunt voor toekomstige documenten. Naast de flexibiliteit van het toevoegen en verwijderen van gegevens, bieden sjablonen gebruikers de mogelijkheid om verschillende kopieën van belangrijke zakelijke brieven te bewerken en af te drukken, allemaal met andere belangrijke informatie.
Maakt het eenvoudiger om documenten te bewaren en te beveiligen
De "opslaan" of "opslaan als" -functie aangeboden door tekstverwerkingsdocumenten stelt gebruikers in staat om documenten gedenkwaardige namen te geven binnen dezelfde bestandslocatie of op verschillende bestandslocaties. Wanneer documenten worden opgeslagen op een beveiligde computer, is de clientinformatie op elk moment beveiligd en gemakkelijk te achterhalen.
De wachtwoordbeveiligingsfunctie die beschikbaar is in geopende documenten voorkomt ongeautoriseerde wijzigingen aan belangrijke documenten. Dit kan nuttig zijn als meerdere personen afhankelijk zijn van de informatie in deze documenten om hun taken uit te voeren (bijv. Verzekeraars voor medische verzekeringsclaims die claims betalen volgens contractuele overeenkomsten die met artsen zijn gesloten).
Bespaart tijd en de omgeving
Wanneer functies voor tekstverwerkingssoftware worden gebruikt in combinatie met goede organisatorische vaardigheden, bespaart dit gebruikers tijd. In plaats van tijd te besteden aan het sorteren en zoeken naar fouten of zoekgeraakte papierwerk, maakt het zoeken naar bestanden eenvoudig met behulp van de zoekfunctie van de computer.
Verder komt tekstverwerking ten goede aan het milieu door de hoeveelheid papierwerk die nodig is om dagelijkse taken uit te voeren (bijvoorbeeld archivering, het verzenden van brieven, het verzenden van vergaderagenda's) te verminderen. Door documenten via een beveiligde e-mail te verzenden, worden de kosten van verzending en papierafval aanzienlijk verlaagd.
