Informatiemapping is een duidelijke en effectieve documentatiemethode voor bedrijven die al procedures, beleid en ondersteunende documenten hebben ontwikkeld. Bedrijven die net beginnen met het formaliseren van hun procedures, kunnen ook profiteren van de documentatiemethode voor informatiemapping. Informatietoewijzing stroomlijnt documentatie door duplicatie van instructies of informatie tussen procedures te voorkomen. Het biedt ook een indeling voor het organiseren van informatie in een document, zodat dit gemakkelijker te begrijpen is. Het omzetten van de documentatie van uw bedrijf naar een informatiekaartformaat kan in een paar eenvoudige, zij het tijdrovende stappen worden gedaan.
Bekijk alle bedrijfsdocumentatie en organiseer systematisch inhoud in categorieën die soortgelijke instructies bevatten. Verfijn de categorie-inhoud door conflicten en duplicaties te verwijderen.
Veel procedures hebben bijvoorbeeld een gedeelte voor verantwoordelijkheden. Voor dit type inhoud compileert u alle informatie over "verantwoordelijkheden" in alle documentatie. Daarbij kunt u conflicten zien in verantwoordelijkheden of gebieden waar de ene verantwoordelijkheid de andere overlapt. Vanaf hier stroomlijnt u de inhoud om duplicaties of conflicten te verwijderen. Andere dergelijke inhoud die moet worden overwogen omvat definities en veiligheidsmaatregelen.
Maak centrale documenten of andere door revisie gecontroleerde informatiebronnen voor elk type inhoud.
Terug naar ons voorbeeld van verantwoordelijkheden, maak een document met de verantwoordelijkheden die u in de laatste stap hebt verfijnd. Zorg ervoor dat u verwijst naar procedures waarbij de verantwoordelijkheden worden uitgevoerd. Dit zorgt ervoor dat documentatie naar behoren wordt vergeleken.
Nu vergelijkbare inhoud wordt verplaatst naar een centraal document, kan oude inhoud worden verwijderd uit de oorspronkelijke procedures. Verwijder de oude inhoud van de oorspronkelijke procedures, verwijzend naar het nieuwe centrale referentiedocument.
Werk de resterende documentatie-inhoud tijdens het revisieproces bij naar een indeling in informatiemap. Organiseer documentinhoud door relevante informatie te groeperen. Neem sub-headers op. Gebruik waar mogelijk tabellen zodat inhoud beter kan worden gevisualiseerd. Bepaal best practices door tribale kennis of stappen op te nemen die medewerkers doorgaans uitvoeren, maar die niet zijn gedocumenteerd in de procedure.
Tips
-
Het in kaart brengen van informatie varieert van eenvoudig tot complex en kan verder worden verbeterd door meetbare feedback voor het management op te nemen. Voor de meer complexe implementatie kunnen professionele services van vestigingen zoals het oprichtingsbedrijf Information Mapping, Inc. worden gebruikt om uw toegewezen of niet-toegewezen procedures te optimaliseren. (Zie bronnen)
