In een perfecte zakenwereld hebben werknemers geen geschreven blad met "do's and don'ts" nodig met betrekking tot uw verwachtingen ten aanzien van hun gedrag, werkgewoonten en ethiek. Helaas staan de wetboeken vol met zaken waarbij werknemers betrokken zijn die hun werkgever hebben vervolgd voor onrechtmatige beëindiging op grond van het feit dat hen nooit werd verteld dat het ongepast was om games op de computer te spelen, hun kantoormeubilair of proviandbenodigdheden te verkopen. Hier leest u hoe u beleidsverklaringen kunt schrijven die ervoor zorgen dat iedereen volgens dezelfde regels werkt.
Items die je nodig hebt
-
Computer
-
Tekstverwerkingssoftware
Identificeer een personeelsprobleem dat moet worden aangepakt. Dit kan een probleem zijn dat bestaat (d.w.z. overtredingen van dresscode, verzuim) of een mogelijk probleem dat zou kunnen voortvloeien uit een aanstaande fusie, inkrimping, uitbesteding of de introductie van een nieuw product of een nieuwe dienst.
Stel een informele commissie samen, bestaande uit uw HR-persoon, een advocaat en vertegenwoordigers van de groep die rechtstreeks door het nieuwe beleid zullen worden getroffen.
Leg aan de groep uit waarom u vindt dat een nieuw beleid noodzakelijk is. Om het voorbeeld van een dresscode te gebruiken, zou het argument kunnen worden ingebracht dat werknemers een professioneel imago van het bedrijf moeten projecteren om klanten aan te trekken en te behouden. Als klanten merken dat de werknemers geen tijd hebben besteed of hun uiterlijk hebben verzorgd, kunnen ze zich afvragen of deze slordigheid zich zal uitstrekken tot de afhandeling van hun verzekering of de verkoop van hun huis.
Vraag om feedback van de commissie over hoe het probleem kan worden opgelost. Er kan bijvoorbeeld worden gesuggereerd dat mannelijke werknemers openhemden mogen dragen, maar dat zij altijd een jas en stropdas beschikbaar moeten hebben voor vergaderingen met cliënten. Andere ideeën kunnen zijn om één dag per week (d.w.z. "Casual vrijdag") aan te wijzen voor een ontspannen dresscode of om medewerkers die geen klantcontact hebben, in staat te stellen te definiëren welk type kleding het best geschikt is voor hun werkomstandigheden.
Bekijk de suggesties en selecteer de suggesties die het meest werkbaar zijn. Ga terug naar de commissie met deze lijst en nodig discussie uit over (1) welke het beste compromis vertegenwoordigt en (2) hoe het beleid zal worden gehandhaafd.
Maak een schets van uw beleid. De openingsverklaring moet in duidelijke, overzichtelijke taal verklaren waarom het beleid belangrijk is. Het tweede deel moet aangeven wat het nieuwe beleid is, wie het beïnvloedt en op welke datum het van kracht wordt. Als er verschillende componenten van het beleid zijn (d.w.z. een lijst met kleding die niet langer acceptabel is), gebruik dan opsommingstekens zodat deze eruit springen. Het derde deel van het beleid moet uitleggen hoe het beleid zal worden gehandhaafd en de gevolgen voor het overtreden ervan.
Neem het concept van uw beleidsverklaring door met uw HR-persoon en advocaat om ervoor te zorgen dat alle grondslagen zijn afgedekt en dat de taal gemakkelijk te begrijpen is.
Bepaal hoe de nieuwe beleidsverklaring naar werknemers zal worden verspreid. Het meest populaire formaat is een kantoormemo die via reguliere kanalen wordt verspreid. Helaas kan deze aanpak u openstellen voor een medewerker die erop staat dat zij of hij deze nooit heeft gezien of per ongeluk heeft weggegooid. Om dit scenario aan te pakken, wilt u wellicht een handtekeningregel voor elke werknemer onder de verklaring opnemen: "Ik bevestig ontvangst en begrip van dit beleid." Verspreid twee exemplaren. Vraag hen om te tekenen en een van hen terug te sturen en de tweede in het dossier of in hun medewerkershandleiding te bewaren.
Tips
-
De gevolgen van het overtreden van een bedrijfsbeleid moeten consistent zijn met de ernst van de zaak. Voor kleine inbreuken kan dit iets eenvoudigs zijn als een brief van berisping in het personeelsdossier van de werknemer, een dok in loon of de intrekking van een voorrecht. Voor handelingen die ernstiger zijn, zoals drugsmisbruik, diefstal of het in gevaar brengen van de integriteit van het bedrijf, zou het resultaat zijn beëindiging en, in sommige gevallen, het indienen van strafrechtelijke aanklachten.
