Met zo veel beleidsverklaringen als er organisaties zijn om ze te maken, verduidelijken deze verklaringen intentie, beschrijven de middelen waarmee een bedrijf het beleid beheert en definieert de bijzonderheden ervan. Beleidsverklaringen dienen om een organisatie te beschermen tegen misverstanden die kunnen leiden tot ongeoorloofd gedrag of rechtszaken. Elke beleidsverklaring moet zijn doel, terminologiedefinities, de verklaring zelf en de stappen om deze te implementeren bevatten.
Beleidsdoel
Het eerste deel van een beleidsverklaring vermeldt het doel ervan. Eén organisatie kan veel beleidsverklaringen hebben. In personeel kan bijvoorbeeld een beleidsverklaring betrekking hebben op de houding van het bedrijf ten opzichte van geschikte kleding, omdat het bedrijf een bepaald imago naar zijn klanten wil projecteren. Een andere verklaring van het personeelsbeleid zou het reisbeleid van de werknemer van de onderneming kunnen beschrijven. Het kan bevatten waar het bedrijf voor betaalt en wat het niet doet. In hetzelfde bedrijf kan de beleidsverklaring van een marketingafdeling het bedrijfsbeleid beschrijven met betrekking tot het bestellen van grafische kunst en fotografie.
Terminologie gedefinieerd
Het tweede deel van een beleidsverklaring geeft de definities van sleutelwoorden of interpretaties van terminologie in het beleid. Hierna kan het beleid een lijst bevatten met de mensen waarop het beleid van toepassing is, de persoon binnen het bedrijf die de verantwoordelijkheid heeft om de naleving van het beleid te controleren en hoe en aan wie beroepen kunnen worden gericht in geval van meningsverschillen. Met het interne bedrijfsbeleid vindt u vaak de procedures of de stappen voor het beheer van het beleid volgens het derde deel van het beleid.
De beleidsverklaring
Het derde deel van een beleidsverklaring beschrijft het volledige beleid, hoe het bedrijf het toepast, wie of wat is vrijgesteld van de bepalingen van de beleidsverklaring, de manier waarop misverstanden en inbreuken moeten worden verholpen, en hoe lang het beleid in stand blijft effect. Door bijvoorbeeld beleidsverklaringen in een werknemershandboek te gebruiken, kan een bedrijf verwarring onder zijn werknemers voorkomen door duidelijk te beschrijven wat van werknemers in specifieke situaties wordt verwacht.
Beleidsfuncties
Beleidsverklaringen fungeren ook als poortwachters. Als een persoon bijvoorbeeld zijn kantoor oranje wil schilderen, een beleidsverklaring die de kleuren van het bedrijfslogo definieert, omdat de standaardkantoorkleuren zijn supervisor in staat stellen om een vervelende confrontatie te vermijden door simpelweg een exemplaar van de beleidsverklaring over te dragen die dit definieert. Duidelijke beleidsverklaringen kunnen het risico op conflicten verminderen en de kans op oneerlijke selectieve toepassing van regels wegnemen.
Beleidsprocedures
Naast de handboeken voor bedrijfsmedewerkers, kunnen afzonderlijke afdelingen hun eigen beleidsverklaringen hebben die de naleving van regels of wettelijke vereisten weerspiegelen. In boekhoudafdelingen van bedrijven die aandelen verkopen, moet de boekhoudafdeling zich houden aan de algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving die door de overheid zijn vastgesteld bij het opstellen van de jaarrekening voor openbare beoordeling. Een manier om ervoor te zorgen dat boekhoudkundig personeel deze regels en wetten naleeft, is een reeks beleidsverklaringen die de manier weergeven waarop het departement zich aan deze regels houdt.
