De perceptie van het publiek van een bedrijf of bureau kan aanzienlijk worden beïnvloed door de externe communicatie, terwijl de arbeidssatisfactie van de werknemers van het bedrijf deels afhangt van de interne communicatie. Het opstellen van een effectieve boodschap of communicatiecampagne begint met een onderzoek van verschillende factoren.
De belangrijkste vraag beantwoorden
In een wereld waar mensen elke dag overspoeld worden met duizenden berichten, is hun belangrijkste vraag vaak: "Waarom zou ik erom geven?" Of "Wat levert het mij op?" Effectieve communicatie maakt dit antwoord duidelijk voor de lezer of luisteraar. Vraag uzelf af welke informatie voor u het belangrijkst zou zijn als u lid zou zijn van het publiek en zorg ervoor dat uw materialen deze details bezorgen. Benadruk de voordelen aan het begin van uw bericht of materialen voordat u minder belangrijke informatie toevoegt.
Vereenvoudiging
Door uw communicatie eenvoudig te houden, vergroot u de kans dat deze effectief is. Richt een leesniveau van de zesde tot achtste klas voor geschreven materialen. Vermijd het gebruik van afkortingen, wettelijke bepalingen of jargon. Wis woorden als een doorsnee persoon die je op straat hebt gestopt, de betekenis ervan niet weet. Houd bij het voorbereiden van geschreven materiaal de zinnen kort en verbreek kopieën met kopjes en afbeeldingen. Een pagina vol tekst spreekt potentiële lezers niet aan.
methoden
Informatie beschikbaar maken voor klanten en werknemers via verschillende indelingen. Persberichten, sms-berichten en e-mails kunnen worden gebruikt om urgente informatie te communiceren, terwijl nieuwsbrieven een geschikte keuze kunnen zijn voor inhoud die minder tijdgevoelig is. Een website is van vitaal belang voor communicatie met externe doelgroepen en een goed georganiseerd Intranet dat nieuwsinhoud en praktische informatiebronnen weergeeft, kan zeer nuttig zijn voor werknemers. Door videopresentaties te integreren, kunt u een beroep doen op visuele studenten en nieuwe perspectieven of details bieden. Vergaderingen houden met werknemers of het publiek biedt face-to-face interactie die geloofwaardigheid kan opbouwen en ervoor kan zorgen dat het publiek zich gewaardeerd voelt.
Tijdigheid
Informatie die uw klanten moeten weten, moet zo snel mogelijk worden gecommuniceerd. Wanneer uw publiek informatie van de media verneemt in plaats van rechtstreeks van uw organisatie, kan er een perceptie zijn dat u de informatie wilde verbergen of dat u niet echt om uw publiek geeft. De Centers for Disease Control merkt in haar crisiscommunicatiehandboek op dat twee van de ernstigste fouten die een organisatie kan maken bij het communiceren met stakeholders, te weinig en te laat informatie verschaffen of arrogant overkomen en belanghebbenden niet waarderen. Deze gedachten worden samengevat in de slogan van een bureau: "Wees de eerste. Gelijk hebben. Wees geloofwaardig."
Transparantie en frequentie
Medewerkers en het publiek zijn vaak achterdochtig tegenover bedrijven en overheidsinstanties, maar u kunt vertrouwen opbouwen door de transparantie van uw berichten te vergroten. Leidinggevenden moeten slecht nieuws ontvangen en bereid zijn de spijt te betuigen die ze over moeilijke omstandigheden voelen. Het delen van de redenering achter moeilijke beslissingen kan ook voor meer begrip zorgen.
"Wanneer u schadelijke informatie onthult die u niet had hoeven prijsgeven, krijgt u een reputatie van transparantie", zegt Peter Sandmann, expert op het gebied van risicocommunicatie en bedrijfsadviseur. "Mensen beginnen te merken dat wanneer je iets verkeerds doet, je dat zegt; hieruit volgt dat als je het niet zegt, je niets fout hebt gedaan. '
Klanten en werknemers moeten niet alleen van u horen wanneer het nieuws slecht is.Een maandelijkse nieuwsbrief of kwartaalbijeenkomsten kunnen werknemers op de hoogte houden van bedrijfsactiviteiten, terwijl artikelen op de website van het bedrijf en opt-in e-mails klanten op de hoogte houden.
