Stelt u zich een werkomgeving voor waarin u geen richtlijnen had over hoe u effectief met uw collega's kunt communiceren en geen beleid hebt over wat u tegen de buitenwereld kunt zeggen. Het lijkt er niet op dat dat bedrijf erg succesvol zou zijn, nietwaar? De manier waarop een organisatie communiceert met degenen binnen en buiten die organisatie is een integraal onderdeel van het succes. Communicatiebeleid en richtlijnen helpen werknemers informatie te delen om hun werk effectief te doen en het imago van de organisatie extern te ondersteunen.
De rol van interne communicatie
Interne communicatie vindt plaats wanneer een bedrijf informatie in zichzelf deelt met zijn personeel. Bedrijven kunnen intern schriftelijk communiceren via e-mails en memo's of mondeling op vergaderingen en conferenties. Het belangrijkste doel van interne communicatie is het identificeren en delen van bedrijfsdoelen. Het is van vitaal belang voor werknemers om te weten waar ze naartoe werken. Doelen kunnen bedrijfsbreed, afdelingsgericht of individueel zijn. Hoe dan ook, weten wat hun doel op het werk is, helpt medewerkers om op het goede spoor te blijven.
Het creëren van een betere werkomgeving is een andere reden waarom interne communicatie zo belangrijk is. Door binnen het bedrijf te communiceren over veranderingen in de organisatie, verkoopcijfers en personeelszaken, kunnen bedrijven transparante en effectieve werkomgevingen creëren waar werknemers gedijen. Dit helpt de omzet te verlagen, nieuw talent aan te trekken en de medewerkerstevredenheid te verhogen. Bedrijven kunnen ook bedrijfsgeruchten stoppen voordat ze beginnen door ervoor te zorgen dat ze open en routinematig communiceren met hun werknemers.
Interne communicatie helpt bedrijven om op merk te blijven en de boodschap onder controle te houden. Door een sterke merkbelofte te hebben die intern wordt gecommuniceerd, hebben medewerkers een betere grip op het praten met klanten en andere externe partijen. Met communicatie die leidt tot duidelijke doelen en goed opgeleid personeel, hebben bedrijven een betere kans om ervoor te zorgen dat interacties met klanten positief zijn.
Doel van externe communicatie
Externe communicatie vindt plaats wanneer een bedrijf informatie uitwisselt met klanten, prospects, partners, leveranciers, investeerders en andere belanghebbenden buiten het bedrijf. Het is een integraal onderdeel dat de organisatie beleid implementeert dat werknemers begeleidt bij wat voor soort informatie ze buiten het bedrijf kunnen delen, met wie ze het kunnen delen en hoe ze het kunnen delen.
Het hebben van richtlijnen over wat voor soort informatie moet worden gedeeld met welke partij belangrijk is, zodat bepaalde informatie niet in de verkeerde handen valt of problemen oplevert voor het bedrijf. Als een bedrijf bijvoorbeeld een nieuw product ontwikkelt dat de markt revolutionair zal veranderen, is het van cruciaal belang om specifieke details van dat product niet te delen met concurrenten voordat het wordt uitgebracht. Het bedrijf kan echter zijn gewaardeerde klanten, investeerders en partners over het product vertellen voor iemand anders.
Het beheersen van negatieve informatie over het bedrijf is een van de redenen waarom effectieve externe communicatie zo belangrijk is. Door een strategie te hebben, kunnen organisaties externe belanghebbenden bereiken en de problemen bespreken. Als een bedrijf bijvoorbeeld te maken heeft met een PR-ramp, is een plan om met de media en klanten te spreken een belangrijk onderdeel van het omgaan met de situatie.
Een verenigd bericht intern en extern garanderen
Om een bedrijf succesvol te laten zijn, moeten interne en externe communicatie samenwerken om de doelstellingen van het bedrijf te bereiken. Als het bedrijf bijvoorbeeld tegenstrijdige informatie deelt met zijn werknemers en zijn investeerders, kunnen ze te maken krijgen met verschillende ongelukkige en ongemotiveerde belanghebbenden, wat tot grotere problemen zou kunnen leiden.
Bedrijven moeten samen naar het interne en externe publiek kijken om een uniform communicatiebeleid te hebben. Als een bedrijf bijvoorbeeld een merkbericht aan het ontwikkelen is, is het essentieel om samen spraakpunten te maken voor zowel intern als extern gebruik. Op die manier kan het bedrijf berichten ontwikkelen dat aantrekkelijk is voor zijn werknemers en hen motiveert om hun werk te doen, naast informatie die hun klanten en partners verleidt. Als die berichten afzonderlijk zijn ontwikkeld, kunnen er tegenstrijdige ideeën of andere termen zijn die zowel intern als extern verwarrend zijn.
