In boekhoudkundige termen betekent het woord 'post' het registreren van een transactie of aanpassing aan de juiste rekeningen, het toewijzen van een debet aan één rekening en een compensatiekrediet aan een andere. Posten kan een handmatige taak zijn, alleen op papier. In de hedendaagse bedrijfswereld wordt de meeste boekhouding echter op computers uitgevoerd. In dit geval betekent "posten" dat u de transactie in een softwareprogramma invoert en vervolgens de transactie opslaat, zodat de juiste accounts worden bijgewerkt.
Items die je nodig hebt
-
Fundamenteel begrip van beginselen voor de invoering van dubbele boekingen
-
Werkende kennis van boekhoudsoftware
Basisboekingen in boekhouding
Verzamel alle documenten die betrekking hebben op de transacties die moeten worden geboekt. Meestal zijn dit facturen van uw leveranciers die zullen worden geboekt op crediteurenadministratie, uw facturen aan uw klanten die zullen worden geboekt op debiteuren, of soms grootboekaanpassingen.
Bepaal de accounts die worden gedebiteerd en gecrediteerd wanneer u berichten plaatst. Als u bijvoorbeeld een openstaande schuld aan een andere partij wilt boeken, zoals een factuur van uw leverancier, wordt een onkostendeclaratie of een activumrekening gedebiteerd en wordt een passiefrekening bijgeschreven. Voorbeeld: het boeken van een factuur die u voor $ 10,00 aan Acme Electricity verschuldigd bent, resulteert in de volgende transactie: kosten voor nutsvoorzieningen (onkostenrekening) 10,00 en debetkosten (aansprakelijkheidsrekening) 10,00 krediet
Als u de transactie handmatig boekt, heeft het boekingsproces alleen betrekking op het schrijven van de nummers op de accountpagina's en het bijwerken van de rekeningsaldi. Zorg ervoor dat u alle gekoppelde accounts bijwerkt.
Voor geautomatiseerde posting logt u in op uw software en voert u de juiste module in. Voor ons posting-voorbeeld wordt de module waarschijnlijk crediteurenadministratie genoemd. Voer volgens uw software-instructies het accountnummer of de naam in voor de onkostendeclaratie (Utilities Expense, voor ons voorbeeld) en het te betalen bedrag in de betreffende velden.Uw software vraagt u ook om een vervaldatum van de betaling. Mogelijk moet u ook kortingsvoorwaarden invoeren als die er zijn. Deze worden vermeld op de factuur, indien van toepassing.
Sla uw gegevens op voordat u ze boekt en maak een voorlopig rapport af. Vergelijk de gegevens die u hebt ingevoerd met de gegevens op de factuur en controleer op fouten. Voer zo nodig correcties uit op uw ingevoerde gegevens.
Zodra u zeker weet dat al uw gegevens correct zijn ingevoerd, selecteert u de optie in uw boekhoudprogramma om de gegevens naar de rekeningen te posten. Zorg ervoor dat u volledige rapporten van de gegevens die u hebt gepost voor uw administratie afdrukt. Bekijk uw accountgegevens om er zeker van te zijn dat uw gegevens correct zijn gepost.
Transacties naar Debiteuren worden op dezelfde manier geboekt. De betreffende accounts zijn meestal een inkomstenrekening (inkomsten) en een activumrekening (debiteurenadministratie of contant geld). Voorbeeld: uw factuur voor $ 200,00 voor loodgietersdiensten die aan uw klant worden geleverd, wordt als volgt geboekt: Debiteuren (activarekening) $ 200,00 Debet en inkomsten uit verstrekte loodgietersdiensten (inkomstenrekening) $ 200,00 Tegoed
Tips
-
Bij het opnemen van meerdere transacties, zoals bijvoorbeeld een stapel facturen, voert u een tape voor het toevoegen van machines uit met het bedrag van elke factuur met aan het einde een totaal. Dit zal u helpen bij het controleren van uw gegevens op fouten voordat u ze plaatst.
Waarschuwing
Transacties die rechtstreeks via uw grootboek worden geboekt (ook wel een algemeen dagboek genoemd) verschillen niet veel van crediteuren of debiteuren. Bij het direct aanpassen van accounts moet u extra voorzichtig zijn met debiteren en crediteren in de juiste richting. Een veelvoorkomende fout is het debiteren van een account dat u bedoelt te crediteren, en omgekeerd ten onrechte crediteren van het account dat u wilt debiteren. Dit soort fout bij het plaatsen van een bericht is niet moeilijk te maken, maar toch frustrerend.
