Elke vergadering of elk project is succesvoller als taken tijdens de vergadering worden toegewezen en buiten de vergadering worden voltooid. Door een eenvoudige formule van 3W (What, Who, en When) te volgen voor het voldoen aan acties, neemt de kans toe dat productief werk buiten de vergadertijd en op tijd wordt volbracht. Een juiste toewijzing van de actie kan de problemen in verband met de follow-through verminderen. Een goede actietoewijzing zal helpen bij het testen van goede ideeën en oplossingen voor problemen, en het implementeren van beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen.
Items die je nodig hebt
-
Papier- of markeerbord
-
Markers voor pen of droog wissen
Controleer vóór het sluiten van de vergadering alle acties die tijdens de vergadering zijn vastgesteld en bepaal ook of aanvullende taken nodig zijn. Begin met WAT de acties zijn. Vraag de groep "Wat zijn de acties die we moeten doen om geweldige projectresultaten te bereiken?" Dit helpt de groep te begrijpen wat er moet gebeuren en waarom het belangrijk is voor het project of team. Bij het formuleren van het actiepunt moet je actiewerkwoorden gebruiken en bereid zijn om wat details te geven over wat er feitelijk nodig is om te overwegen of de actie correct is voltooid.
Ga vervolgens naar WIE om elke actie te doen door de groep te vragen "Wie zijn de beste mensen om deze acties te doen?" Elke actie moet aan iemand worden gegeven of het wordt niet gedaan. Deze persoon is een team- of projectlid dat ermee instemt verantwoordelijk en verantwoordelijk te zijn voor alle activiteiten die nodig zijn om de toegewezen actie uit te voeren. De actie kan worden toegewezen aan de best gekwalificeerde persoon of een subteam, of iemand in de vergadering kan zich aanmelden om de actie uit te voeren. Als de actie wordt toegewezen aan iemand buiten de vergadering, moet iemand in de vergadering verantwoordelijk zijn voor het uitleggen van de toegewezen actie aan de persoon die niet in de vergadering aanwezig is.
Voer het WHEN-gedeelte uit voordat je de acties verlaat en naar de opschorting gaat. Vraag de groep: "Wanneer moeten deze acties worden uitgevoerd om onze projecten op tijd af te ronden?" De vervaldatum voor elke actie moet een werkelijke kalenderdatum zijn waarop de actie moet worden voltooid voor het team of project om hun werk te voltooien. Dit mag nooit leeg worden gelaten of geschreven als ASAP omdat de datum verzekert dat iemand verantwoordelijk is voor het tijdig doen van de actie. Door een datum toe te wijzen, kan de persoon die de actie onderneemt de nieuwe taak plannen met hun andere werk en kunnen bepalen of er een geldige reden is waarom de actie mogelijk niet wordt voltooid op de door de groep gewenste datum voordat deze te laat.
Plaats de 3W-acties na de vergadering in de vergaderingsrecords en distribueer ze naar iedereen die de vergadering heeft bijgewoond of die een actie heeft ontvangen. Dit documenteert alle acties en wie verantwoordelijk is en wanneer acties moeten worden uitgevoerd.
Tips
-
Als er een follow-up-vergadering moet zijn, bevatten de acties die op die datum moeten worden uitgevoerd en de gebruikelijke details van de vergadering wanneer de herinnering voor die vergadering wordt verzonden.
