Een welkomstpakket aan het begin van een retraite - of het een vakantie is die beroeps of spiritueel is, voor collega's, getrouwde stellen of een groep met gemeenschappelijke interesses en doelen - geeft iedereen inzicht in wat te verwachten voor dit speciale uitje. Omdat je zoveel tijd hebt besteed aan het plannen van de retraite, weet je precies welk evenement en welke activiteiten het vermelden waard zijn in het welkomstpakket, samen met speciale aandachtspunten.
Een welkomstbrief
Een begroetingstekst van de leiders van de retraite zet de toon voor wat te verwachten. Gebruik deze mogelijkheid om de doelen van het weekend te benadrukken en wat er van de deelnemers wordt verwacht. Noteer regels zoals straffen voor te laat zijn of verbroedering. Verstrek on-site contactinformatie inclusief kamernummers of mobiele telefoonnummers voor het geval de deelnemers vragen of problemen hebben, evenals lokale nummers voor hulpdiensten, voor het geval dat.
Het schema van evenementen
Een syllabus voor de retraite is belangrijk, zodat iedereen weet wanneer waar naartoe te gaan. Omvat de tijden die u hebt toegewezen voor ongestructureerde periodes, evenals vergaderingen en maaltijden. Geef een korte beschrijving van elk evenement en elke spreker. Neem alle vereisten op van wat u voor elk evenement moet doen. Begin met registratie en maak de afscheidstijd mee; je kunt altijd wijzigingen aankondigen zodra ze verschijnen. Zorg ervoor dat de deelnemers tijd hebben om van de ene locatie naar de andere te gaan.
Lees materiaal
Je kunt waarschijnlijk niet alles dekken wat je zou willen in een retraite. Verzamel artikelen, essays, cartoons en hand-outs voor optionele lectuur die je tijdens de retraite of na afloop ervan kunt doen. Deze materialen voegen dimensie en inhoud toe aan de geplande evenementen en bieden aanvullende middelen voor deelnemers zodra ze zijn teruggekeerd naar hun normale routines. Licht lezen helpt ook om de sfeer van het intense werk dat in veel retraites wordt gedaan op te heffen, dus voeg een kruiswoordpuzzel of woordzoeker toe alleen voor de lol.
biografieën
Voeg een blad met foto's van de leiders en personeel van de retraite toe. Dit helpt deelnemers om gezichten en namen te kennen. Voeg indien nodig bios en inloggegevens toe. Erken ondersteuningspersoneel, inclusief koks en assistenten.
