Conferentiegesprekken zijn een van de manieren waarop leidinggevenden en werknemers samenkomen om zaken te bespreken. Of ze nu in dezelfde stad zijn of verspreid over de wereld, conferentiegesprekken maken het mogelijk om iedereen in realtime bij elkaar te brengen in één ruimte. Er zijn verschillende stappen die u kunt nemen om een productieve en informatieve conferentie te garanderen.
Agenda
Nadat u een tijd en datum voor uw telefonische vergadering hebt vastgesteld, moet u de juiste stappen nemen om u voor te bereiden op de vergadering. Als u de conferentieleider bent, voltooit u een agenda voor uw telefonische vergadering en distribueert u deze aan de deelnemers, ruim voor de geplande datum. Uw agenda voor vergaderingen moet de datum en tijd bevatten. Het is een goed idee om de tijdzone op te nemen in uw agenda voor de mensen die zich mogelijk buiten uw locatie bevinden. De agenda moet ook de begin- en eindtijd van de vergadering bevatten en een korte beschrijving van elk onderwerp in volgorde van prioriteit, samen met de namen van de personen die verantwoordelijk zijn en de voorgestelde toewijzingstijd voor elk onderwerp. Als de conferentie pre-meetingvoorbereiding vereist, vermeld dan duidelijk die vereisten in de agenda.
Conferentie
Test uw lijnen om er zeker van te zijn dat u een actieve en duidelijke verbinding heeft. Als u een draadloze telefoon gebruikt, moet u ervoor zorgen dat de telefoon vóór de vergadering volledig is opgeladen. Kom minstens vijf minuten van tevoren aan op de conferentie.
Als u een deelnemer bent, ontvangt u een conferentienummer van uw leider. Bel de conferentielijn. U wordt gevraagd om uw conferentienummer in te voeren. Nadat u het nummer hebt ingevoerd, wordt u gevraagd uw naam op te geven. Vermeld duidelijk uw voor- en achternaam. Mogelijk moet u op de toets pond (#) drukken. Nadat u dit proces hebt voltooid, geeft het systeem aan dat u deelneemt aan de conferentie en geeft u aan hoeveel mensen er op dit moment aanwezig zijn. Als u voor de leider bent aangekomen, wordt u in de wachtmodus geplaatst totdat de leider arriveert.
Introducties
Luister voordat je spreekt. Als de leider is gearriveerd maar de vergadering nog niet is gestart, kunt u een subtiel gesprek aan de zijkant horen. Zeg op een prettige toon hallo en stel jezelf voor. Zet uw telefoon op mute totdat de vergadering begint. Als u geen dempknop hebt, gebruikt u de dempingsfuncties die door de conferentielijn worden geboden.
Wanneer de vergadering begint, wordt uw leider opgeroepen. Wanneer de leider je naam noemt, erken je aanwezigheid op een duidelijke en professionele manier, zoals "Ja, ik ben hier" of "Hallo, dit is …" De leider kan je vragen om je kort te identificeren met de andere aanwezigen. Zo ja, vermeld dan uw naam en geef een overzicht van uw taak van 20 tot 25 seconden als het om de oproep gaat. Blijf kort, spreek duidelijk en blijf professioneel.
