Wanneer een werknemer die een persoonlijk voertuig gebruikt om zijn werk te doen een vergoeding ontvangt, profiteert de werkgever ook. Het gebruik van een auto voor zakelijke doeleinden kan kostbaar zijn. Zelfs gemiddeld 100 mijl per maand betekent enkele honderden dollars aan uitgaven in de loop van een jaar. Sommige werkgevers zijn bereid om het tabblad op te halen om gekwalificeerde mensen aan te trekken en te behouden die ze nodig hebben om succesvol te zijn. Er zijn twee veel gebruikte modellen om werknemers te compenseren voor het gebruik van hun eigen auto: de autotoelage en kilometervergoeding.
Basisprincipes van bedrijfswagenvergoedingen
Een bedrijfswagenuitkering is een vooraf bepaald bedrag dat aan een werknemer wordt betaald als compensatie voor het besturen van zijn of haar eigen voertuig om zakelijke redenen. MileIQ zegt dat bedrijven autotoelagen gebruiken om de administratieve kosten te minimaliseren. Nadat aan een werknemer een autotoelage is toegewezen, wordt dat bedrag eenvoudig toegevoegd aan het loonstrookje van de werknemer. Als de autotoelage bijvoorbeeld $ 500 per maand is, wordt dit bedrag via zijn of haar salaris aan de werknemer betaald.
Hoe bedragen voor autokosten worden bepaald
Werkgevers vertrouwen op twee schattingen om te bepalen hoeveel een autotoelage zou moeten zijn. De eerste is het aantal bedrijfsgerelateerde mijlen dat een werknemer bestuurt; de tweede is de kosten van het besturen van een persoonlijk voertuig. Het doel is om de bedrijfskosten van het voertuig te bepalen, te beginnen met de kosten van gas. Het bedrijf voegt vervolgens uitgaven toe voor verzekeringen, belastingen, onderhoud, reparaties en afschrijvingen. Het resultaat wordt omgezet in een koers per mijl en vermenigvuldigd met de kilometerschatting. Dit is in wezen dezelfde procedure die de Internal Revenue Service gebruikt om zijn standaard aantal kilometers in te stellen voor zakelijk gebruik van voertuigen. Bijgevolg is de gemiddelde autotoelage ongeveer hetzelfde als de IRS-standaard kilometerstand. De kosten voor een bedrijf om een autotoelage te betalen zijn echter hoger dan wanneer een model voor vergoeding van kilometers wordt gebruikt en de werknemer na Motus minder belasting betaalt.
Belastinggevolgen van autokosten
De IRS beschouwt autotoelagen als inkomsten die belastbaar zijn voor de werknemer op dezelfde manier als zijn salaris belastbaar is. Dit betekent dat bedrijven ook toepasselijke belastingen op het bedrag moeten betalen, zoals het werkgeversgedeelte van de belasting van de sociale zekerheid. Een kilometervergoeding daarentegen wordt geclassificeerd als bedrijfskosten. De werknemer betaalt geen inkomstenbelasting of andere belastingen op het geld en de werkgever betaalt geen loonheffingen. Als een werknemer geen vergoeding ontvangt voor zakelijk rijden, kan hij de kilometerstand aftrekken tegen het standaard IRS-tarief. Dit tarief werd vastgesteld op 54,5 cent per mijl voor het belastingjaar 2018.
Kilometer vergoeding Model
Wanneer een bedrijf een kilometervergoeding betaalt in plaats van een autotoelage, stellen de IRS-regels beperkingen en documentatievereisten vast die niet van toepassing zijn op emissierechten. De medewerker moet een kilometerlogboek bijhouden met de kilometerstand en het doel en de bestemming van elke zakenreis. Alleen reizen om puur zakelijke redenen is toegestaan - woon-werkverkeer is geen gekwalificeerde kilometerstand. Omdat kilometervergoedingen geen belastbaar inkomen zijn, krijgt de werknemer meer geld dan het bedrag na belasting van een autotoelage.
