Sprekende punten papers lijst van de belangrijkste feiten en ideeën met betrekking tot een bepaald onderwerp of evenement. Veel gebruikt in public relations en communicatie helpen sprekers die verantwoordelijk zijn voor het spreken met het publiek om duidelijke, nauwkeurige en consistente informatie te bieden. Talking points papers worden zowel gebruikt om het publiek te bereiken om informatie te verstrekken als om te reageren op openbare vragen tijdens crises. Door "met één stem te spreken" met behulp van een gedeeld prikbord, kan een organisatie de effectiviteit van haar communicatieprogramma vergroten.
Een Talking Points-document schrijven
Voordat u begint met het werken aan uw discussiepunten, moet u er zeker van zijn dat u over juiste informatie beschikt. Zoek naar diegenen die het nauwst betrokken zijn. Als u bijvoorbeeld spreekpunten moet maken met betrekking tot een begrotingsprobleem, spreek dan rechtstreeks met een leidinggevende met toezicht op de begroting. Vertrouw niet op mond-tot-mondreclame. Stel uw bron gedetailleerde vragen en vraag hem of haar de details niet te "draaien" of te bedekken. Zorg ervoor dat u gedetailleerde aantekeningen maakt.
Uw pratende discussiepaper zal bestaan uit een reeks opsommingstekens, elk met een of meer daaropvolgende zinnen. Er is geen introductie of andere tekst nodig. Titel het: "Informatie voor publiek." Markeer uw prikpuntenpapier niet als "vertrouwelijk". U probeert niets te verbergen en de informatie op het prikdocument is voor het publiek.
Begin met feiten: wie, wat, waar en wanneer. Zet jezelf in de schoenen van iemand zonder kennis van je bedrijf of organisatie, zijn geschiedenis of recente activiteiten. Je eerste punt moet gewoon de feiten van de situatie vermelden. Bijvoorbeeld: "Op 1 juli zal bedrijf X 30 procent van zijn huishoudelijk personeel inkrimpen in fabrieken in Oregon en Idaho." Deze basisinformatie wordt verstrekt in de spreekpunten, zodat degenen die de informatie leveren niet per ongeluk een feitelijke fout begaan, wat tot verwarring leidt.
De volgende paar opsommingstekens zouden gedetailleerdere informatie over het proces of de activiteit moeten bevatten. Als je talking points-paper reageert op een negatieve gebeurtenis, deel dan positieve informatie, maar probeer de negatieven niet te onderschatten. Media en het publiek willen informatie over de details. Bijvoorbeeld: "Wat is het proces om werknemers op de hoogte te stellen wanneer ze worden beëindigd? Zal er ontslagvergoeding of omscholing zijn?" Probeer op deze vragen te anticiperen en antwoorden klaar te hebben. Vergeet niet dat de formulering die u voor elk van deze punten kiest, zal worden hergebruikt door degenen die het nieuws leveren.
De laatste opsommingstekens van het pratende discussiepapier moeten gericht zijn op het essentiële bericht dat u wilt dat uw spreker vertrekt. Dit kan een sleutelgegeven, een plan of een visie zijn. Bijvoorbeeld: "We zijn bedroefd door de problemen waarvan we weten dat gezinnen zullen worden geconfronteerd als gevolg van dit besluit, maar zijn hoopvol met het economisch herstel dat dit kortetermijnbesnoeiingen zullen zijn." Neem in elk geval geen papieren punten op die u niet van uw woordvoerder wilt hebben. Sprekende punten zijn geen privédocumenten en kunnen door de media worden gelezen.
Nadat u uw discussiepunten hebt ingevuld, ontmoet u de betrokkenen en senior leiders in uw organisatie voor beoordeling. Neem feedback op en ontwikkel een distributielijst met mensen die waarschijnlijk zullen worden gevraagd om te spreken of om informatie met het publiek te delen. Dit kan betrekking hebben op de betrokken leidinggevende of leider, een woordvoerder, anderen die betrokken zijn bij de communicatie binnen uw organisatie en personeel met rollen waarbij het publiek betrokken is.
Tips
-
Wees eerlijk en duidelijk. Houd je punten kort. Minder punten is beter. Luidsprekers kunnen slechts enkele punten tegelijk onthouden.
Waarschuwing
Plaats nooit informatie in de spreekpunten die u niet openbaar wilt maken. Overbelast het positieve niet.
