Als projectmanager moet u na afloop van uw project ervoor zorgen dat de uitkomst van het project aan de verwachtingen voldoet. Vervolgens moet u een aantal definitieve documenten invullen en het project afsluiten. Typische procedures omvatten het verkrijgen van goedkeuringen, het overdragen van eigendom en het vrijgeven van een product in productie. Gewoonlijk meldt u een project af als voltooid door tests uit te voeren om ervoor te zorgen dat het team het werk heeft voltooid en statusrapporten bijwerkt om aan te geven dat het voltooid is.
Voer acceptatietesten uit. Informele acceptatiemethoden omvatten het voltooien van een installatie of een evenement. Formele acceptatiemethoden omvatten gebruikerstests tegen criteria die al vroeg in de projectplanningsfase zijn vastgesteld. Ontwikkelingsprojecten voor softwaretoepassingen omvatten bijvoorbeeld functionele, systeem- en gebruikerstests om te bewijzen dat het product werkt zoals bedoeld. Als gebruikers ontdekken dat het product niet aan hun behoeften voldoet, wijzen zij het product af en moeten revisies worden doorgevoerd voordat het project kan worden voltooid.
Maak een afmeldingsdocument. Deze acceptatieovereenkomst bevat de succescriteria voor projecten. Maak bijvoorbeeld een checklist om een rapportagesysteem te testen dat is ontworpen om de tijd die aan vrijwilligerswerk door medewerkers is besteed, te registreren. Gebruikers moeten bevestigen dat ze een intranet-gebaseerd formulier kunnen gebruiken om alleen hun uren voor geselecteerde activiteiten in te dienen en te beoordelen. Managers moeten alleen de inzending van medewerkers onder hun toezicht kunnen beoordelen. De toepassing moet zowel de manager als de werknemer een e-mail sturen om hen op de hoogte te stellen van de inzending. Medewerkers moeten kunnen verzoeken om aanvullende activiteiten aan het aanmeldingsformulier toe te voegen.
Verkrijgen definitieve goedkeuring van de voltooiing van projecten van klanten, sponsors en belanghebbenden. Deze mensen kunnen papieren exemplaren van de acceptatieovereenkomst ondertekenen of onlinetemplates of -formulieren gebruiken, zoals die op de Microsoft Office-website. Gebruik bijvoorbeeld een InfoPath-formulier om de projectstatus visueel weer te geven door voorwaardelijke opmaak die afbeeldingen toont en verbergt op basis van de projectstatus.
Tips
-
In plaats van een papieren uitlogprocedure, stuur een e-mailbericht. Als u bijvoorbeeld Microsoft Outlook gebruikt, drukt u op de "CTRL / N" -toetsen om een nieuw bericht te maken. Klik in het menu "Opties" op de schakelknop "Gebruik stemknoppen". Selecteer de optie "Goedkeuren, Weigeren". Typ in het veld "Onderwerp:" een korte beschrijving van het project waarvoor de e-mailontvanger zich moet aanmelden. U kunt extra tekst, afbeeldingen of documenten invoegen. Klik op de knop "Verzenden". Uw ontvangers ontvangen een e-mailbericht met de richtlijn: "Stemmen door op Stem te klikken in de bovenstaande Respond-groep." Klik op de knop "Volgen" van uw oorspronkelijke bericht om te zien wie heeft goedgekeurd en wie heeft afgewezen.
