Als u iets goed wilt laten doen, schrijft u een goede standaard-bedieningsprocedure of SOP. Een goed geschreven handleiding voor standaardprocedures helpt bedrijven efficiënt en consistent te werken door werknemers te vertellen hoe belangrijk procedures correct moeten worden uitgevoerd. Het behoud van kwaliteit en consistentie via gemakkelijk te begrijpen, stapsgewijze instructies kan ook voordelen bieden, zoals het verhogen van de productiviteit, het elimineren van verspilling en het verminderen van letsel op de werkplek. Een SOP-handleiding kan bedrijven helpen om te voldoen aan voorschriften en de training voor werknemers te verbeteren.
Stap 1: kies uw SOP's
Identificeer procedures die moeten worden gestandaardiseerd, zoals het assembleren van onderdelen voor een product of het afhandelen van de klacht van een klant. Focus elke SOP op een enkele activiteit. Schrijf alleen over procedures waarvan u weet hoe ze correct moeten werken. Of zoek iemand die gekwalificeerd is om u te laten zien hoe u de procedures moet uitvoeren. Compileer alle informatie die nodig is.
Stap 2: Bereid je voor om te schrijven
Geef elke SOP een betekenisvolle titel, zoals 'Hoe uw product samenstellen' of 'Hoe u een klacht van een klant behandelt'. Voeg indien nodig SOP-nummers of -categorieën toe, zoals 'SOP - Productie - Assemblage' of 'SOP - Klantenservice - Klachtenbehandeling'. "Hiermee kunt u gerelateerde procedures voor werknemers groeperen. Teken ruwe stroomdiagrammen voor processen om te bevestigen dat u alle informatie hebt en dat deze in de juiste volgorde staat. Focus op de medewerker die de procedure zal uitvoeren bij het voorbereiden van uw aanpak.
Stap 3: Secties standaardiseren
Maak een overzicht van uw SOP's. Elke SOP moet de volgende secties hebben:
- hoofd
- Doel
- strekking
- Referenties
- Definities
- verantwoordelijkheden
- Procedure
- bijlagen
- Revisiegeschiedenis
- Goedkeuring handtekeningen
Stap 4: Detailprocedures stap voor stap
Verdeel elke procedure stapsgewijs in de volgorde waarin ze moeten worden gedaan. Begin met de belangrijkste stappen, zoals 'Verkrijg de onderdelen voor het product' of 'Beantwoord de telefoon'. Breek ze vervolgens in kleinere stappen, zoals 'Bevestig dat elk onderdeel correct is' of 'Introduceer jezelf en bedank de klant voor het bellen. ”
Stap 5: schrijf elke SOP
Schrijf eenvoudig. Gebruik kleine woorden en korte zinnen. Zet eerst het hoofdidee. Follow-up met details. Gebruik actiewerkwoorden en een actieve stem. Vermijd dubbelzinnigheid en verwarring. Gebruik geen afkortingen, acroniemen of jargon.
Stap 6: consistent formatteren van SOP's
Elke SOP moet in hetzelfde lettertype en dezelfde tekengrootte worden geschreven. Breek lange paragrafen door korte alinea's. Gebruik opsommingstekens in plaats van lange zinnen. Voeg visuele hulpmiddelen zoals stroomdiagrammen toe. Markeer belangrijke informatie, zoals vetgedrukt of cursief.
Stap 7: Beoordeel de effectiviteit van elke SOP
Controleer SOP's op leesbaarheid, leesbaarheid en begrijpelijkheid.
- Leesbaarheid: is het type groot genoeg en gemakkelijk te lezen?
- Leesbaarheid: zijn de instructies eenvoudig? Of hebben de protocollen een overwicht van complexe concepten en stompe woorden?
- Begrijpelijkheid: leert een lezer wat hij moet weten om de procedure correct uit te voeren?
Stap 8: beoordelen, herzien en goedkeuren
Laat medewerkers die de procedures uitvoeren de SOP's controleren om te bevestigen dat ze alles begrijpen. Vraag ook medewerkers die niet bekend zijn met de procedures om de SOP's te lezen. Een lezer zou de procedure niet hoeven te volgen om te weten hoe het gedaan is. Laat elke reeks wijzigingen door dezelfde lezers beoordelen totdat ze acceptabel zijn. Managers die ervoor zullen zorgen dat SOP's worden gevolgd, moeten deze ondertekenen voordat ze worden vrijgegeven.
In het bedrijfsleven werken uniforme systemen. Het creëren van een standaard bedieningsprocedure handleiding zorgt ervoor dat elke medewerker elke stap in een systeem op dezelfde manier, elke keer, volgt.
