Op bijna elk gebied, van onderwijs tot bedrijfsbeheer tot non-profitorganisatie, zijn schriftelijke voorstellen vaak een vereiste voor een baan. Of u nu probeert financiering voor een nieuw project te krijgen, een nieuw account te storten of een proces of procedure te wijzigen, besluitvormers hebben behoefte aan een duidelijke uitleg waarom uw idee beter is dan andere. Het schrijven van een effectief voorstel kan u helpen de financiering en ondersteuning te verkrijgen die u nodig hebt om een project te voltooien; een slecht geschreven en gepresenteerd voorstel kan leiden tot een afwijzing van zelfs het meest solide idee.
Voer grondig onderzoek uit voordat u met uw voorstel begint. Begrijp wie uw doelgroep is en welke informatie zij zoeken. Als u een verzoek om een voorstel beantwoordt, wees dan duidelijk over de richtlijnen en deadlines van het voorstel en verzamel het aanvullende materiaal dat u bij het voorstel moet voegen.
Analyseer de taal die wordt gebruikt door de doelgroep van het voorstel en zoek naar buzzwords en concepten die ze regelmatig gebruiken in hun communicatie. Leer hun taal spreken en neem dat begrip op in uw voorstel.
Begin met een overzicht van uw voorstel. Vat samen wat u vraagt en waarom. Introduceer de belangrijkste punten van uw voorstel zonder in details te treden; de samenvatting zou slechts een paar alinea's moeten zijn en niet langer dan een pagina.
Detailleer het probleem dat u met uw voorstel probeert op te lossen. Of u nu om geld vraagt om nieuwe benodigdheden of apparatuur te kopen of om te vragen om gekozen te worden om een baan te voltooien, u moet duidelijk bewijs leveren dat u begrijpt wat er speelt en wat u moet doen.
Leg uit hoe uw oplossing het probleem effectief zal oplossen. Gebruik duidelijke, beknopte taal en ondersteun uw beweringen met zoveel mogelijk bewijsmateriaal. De lezers van uw voorstel staan mogelijk sceptisch tegenover uw ideeën en oplossingen, dus wees bereid om uw beweringen te onderbouwen met stevige feiten.
Onderzoek de andere mogelijke alternatieven voor uw voorstel en wees voorbereid op het beantwoorden van bezwaren. Hoewel u andere oplossingen in uw voorstel niet moet beschrijven, moet u uw oplossing zorgvuldig formuleren zodat duidelijk is waarom uw ideeën beter zijn dan andere.
Geef specifieke informatie over het budget, de deadlines en het werkteam voor uw voorstel, indien van toepassing. Als u bijvoorbeeld geld voor een project zoekt, moet u potentiële sponsors kunnen vertellen hoe het geld zal worden besteed.
Presenteer je beste werk. Bewerk en corrigeer uw voorstel zorgvuldig; het is het beste om er meerdere andere mensen naar te laten kijken om ervoor te zorgen dat u geen fouten mist. Formatteer uw voorstel volgens de instructies van de organisatie die het voorstel zoekt en maak het zo aantrekkelijk mogelijk.
Waarschuwing
Als u reageert op een verzoek om een voorstel, volg dan de instructies van het bureau van afgifte op de brief. Het niet opvolgen van instructies kan een reden zijn voor onmiddellijke diskwalificatie.
