Document met bedrijfsvereisten legt uit wat een bedrijf moet doen om bestaande problemen op te lossen en / of nieuwe mogelijkheden te verwerven. Deze documenten beschrijven echter niet hoe de oplossing moet worden geïmplementeerd - dat is een latere stap. Businessanalisten bereiden requirementsdocumenten voor na uitvoerig onderzoek over het bedrijf en zijn branche. Het onderzoek moet een brede communicatie met de belanghebbenden omvatten die relevant is voor de reikwijdte van het document.
Zakelijke doelen
Hoewel de knikklare beschrijving van de bedrijfsdoelen van een bedrijf 'geld verdienen' is, zijn de doelen in feite vaak complexer en beter gekwalificeerd. Een goede plaats om bedrijfsdoelstellingen te documenteren, is door de bedrijfsmissie te onderzoeken, die de kernwaarden van het bedrijf, de markten waarin het wenst te concurreren, de managementfilosofie en wat het wil bereiken buiten het geld verdienen, moet worden uitgelegd. Een missieverklaring kan bijvoorbeeld aangeven dat een bedrijf innovatieve oplossingen wil creëren die een grote maatschappelijke waarde hebben.
Scope identificeren
Het is van essentieel belang om de reikwijdte van het document met vereisten te identificeren, zodat het een bepaalde probleemruimte aanpakt. Documentsponsoring is vaak een organisatie, die grenzen stelt aan de projectomvang. De expeditieafdeling kan bijvoorbeeld een document met bedrijfsvereisten inzenden vanwege een groeiend aantal klachten van klanten over te late verzendingen.
Feiten in conflict met doelen
De volgende taak van de analist is om feiten te documenteren die de bedrijfsdoelen tegenspreken. Stel dat een zakelijk doel een leider in een bepaald marktsegment van een branche is. Als het bedrijf marktaandeel verliest aan concurrenten in het segment, documenteert de analist de feiten, beschrijft hij de omvang van het marktverlies, biedt hij mogelijke redenen voor het fenomeen en identificeert het een of meer bedrijfsdoelen die niet worden gehaald. Om deze sectie te voltooien, moet de analist een uitgebreide reeks doel / feitconflicten opstellen, logisch georganiseerd in verschillende categorieën binnen de probleemscope.
Huidige procedures
In het volgende deel van het document met vereisten moeten enkele aspecten van de huidige activiteiten en beleidslijnen worden beschreven. Het is gemakkelijk om overboord te gaan, dus een ervaren analist concentreert zich op activiteiten die bijdragen aan de probleemscope. Een analist kan bijvoorbeeld beschrijven hoe een bedrijf omgaat met gegevens en goederen vanaf het moment dat een bestelling is ontvangen tot de verzenddatum. De beschrijving moet wijzen op inefficiënties die bijdragen tot vertragingen. Analisten gebruiken verschillende grafische hulpmiddelen om te laten zien hoe gegevens, materiaal en kosten door de organisatie stromen. De analist moet ook alle beperkingen onderkennen die de huidige en toekomstige activiteiten beïnvloeden.
Organiseer voor actie
Het laatste deel van het bedrijfsvereisten document toont een reeks doelstellingen die beschrijven wat moet worden bereikt om de conflicten tussen doelen en realiteit te verwijderen. In dit stadium moet de analist de verleiding weerstaan om in detail te adviseren over het oplossen van de problemen. De analist kan bijvoorbeeld een lijst maken met "verkort de tijd om bestellingen met 20 procent goed te keuren" als een bedrijfsbehoefte, maar niet als "installeer een nieuw bestelsysteem." De analist moet een lijst en diagrammen samenstellen van de afdelingen en procedures die van invloed zijn op de bedrijfsvereisten. Het document moet ook een planning en een begroting bevatten voor het specificeren van gedetailleerde oplossingen. Later zal het projectontwerpdocument een manier bieden om aan de vereisten te voldoen. Voordat dit kan gebeuren, moeten de projectsponsor en andere belanghebbenden de zakelijke vereisten goedkeuren of wijzigen.
