Terwijl het digitale tijdperk minder papier creëert, groeit de vraag naar elektronische opslag. Richtlijnen opgesteld door het informatiebeheerteam van een organisatie om records aan te maken, te openen, op te slaan en uiteindelijk te vernietigen, dicteren de voorwaarden van de levenscyclus van elektronische records. De levenscyclus van elektronische records omvat creatie, gebruik, opslag en dispositie voor de meeste bedrijfs- en overheidsentiteiten. Sommige organisaties archiveren bepaalde records die van onschatbare waarde worden geacht, als de laatste fase van de levenscyclus wanneer ze niet worden vernietigd.
schepping
Een van de grootste uitdagingen voor elk elektronisch beheersysteem is het documenteren van de oorsprong van nieuwe records op een logische en consistente manier voor toekomstig gebruik, ophalen en opslaan. Wat een record vormt, wordt vastgesteld door het beleidshandboek van de organisatie, dat is geschreven met federale en statelijke statuten in gedachten. Indien correct geïdentificeerd aan het begin van de levenscyclus, is een record gemakkelijk toegankelijk totdat de bruikbaarheid van de record is verstreken en deze is vernietigd. Afhankelijk van de organisatie worden sommige records automatisch door het systeem aangemaakt wanneer bepaalde gegevens in de computer worden ingevoerd. Andere systemen vereisen een persoon om handmatig een record aan te maken.
Gebruik
Zodra een record elektronisch is aangemaakt, wordt het normaal verdeeld en gebruikt als informatietool voor zakelijke of overheidsdoeleinden. Om deze reden worden records opgeslagen in een repository voor eenvoudige toegang. Hoewel actief, zijn de meeste records opgeslagen, maar toegankelijk via een database met identificerende informatie die de record labelt.
Opslag en onderhoud
Nadat een bestand is gebruikt en niet langer regelmatig nodig is, wordt een record vaak opgeslagen als inactief. Records moeten worden opgeslagen voor toegang voordat ze worden vernietigd volgens de regels die worden vermeld als organisatiebeleid. Een deel van de reden voor een dergelijke nadruk op juiste opslag heeft betrekking op privacykwesties. Voorzichtig organisatiebeleid richt zich op beveiliging als een belangrijk onderdeel van verantwoordelijk archiefonderhoud.
aanleg
Documenten moeten gedurende een bepaald aantal jaren toegankelijk zijn om te voldoen aan federale en staatswetten. In het meeste beleid van organisaties met betrekking tot bewaring en verwijdering van records worden federale en statelijke statuten gebruikt als minimumvereisten voor het bewaren van records. Bedrijven houden gegevens bij voor gerechtelijke procedures, in het geval ze worden gedwongen om bepaalde zakelijke acties die in het verleden zijn ondernomen, te verdedigen. Hoe records worden verwijderd, is van cruciaal belang. Omdat elektronische bestanden in deskundige handen kunnen worden hersteld, is het van cruciaal belang dat elektronische bestanden worden gewist zonder dat de informatie kan worden opgehaald.
