Werknemers zonder directe storting krijgen live cheques, die ze bij de betreffende bank kunnen inwisselen. Afdrukken controleren is een cruciale stap in de loonverwerking. Het is een van de laatste fasen, in vele fasen, van de verwerking van de lonen.
Bepaal of u payroll-software gebruikt voor het afdrukken van cheques. Met boekhoudsoftware zoals Quickbooks kunt u uw loonlijst verwerken en cheques afdrukken via het systeem. U moet de software kopen en downloaden naar uw computer. Handmatig chequeprinten wordt gedaan op de typemachine en is een steeds zeldzamere methode van chequedruk, meestal gebruikt door zeer kleine bedrijven.
Weet welke informatie moet worden weergegeven op het loonstrookje. Doorgaans zijn de naam, het adres, de controledatum, het chequenummer, het brutoloon, het nettoloon, de werkgeversbank, de handtekening van de werkgever en de loonstrookinformatie (bijvoorbeeld inhoudingen, bedragen van het jaar tot heden en belastinginformatie) op de loonlijst.
Bepaal looninformatie, zoals lonen en vrijwillige en onvrijwillige aftrekkingen, voor elke medewerker. Als u een handmatig salarissysteem gebruikt, bereken dan alle lonen, belastingen en aftrekken die met de hand moeten worden ingehouden voor elke werknemer. Controleer uw gegevens nogmaals.
Voer de informatie in het systeem in; druk vervolgens pre-processing rapporten af om uw invoer te controleren en in te delen. Als u discrepanties constateert, corrigeert u deze voordat u de controles afdrukt om te voorkomen dat er papier en inkt wordt verspild.
Klik op de knop voor het afdrukken van cheques voor de huidige loonlijst om cheques uit te printen zodra u hebt vastgesteld dat alles correct is. Als uw payroll handmatig is, gebruikt u een typemachine met een wisfunctie om de cheques af te drukken.
Verzend het bestand met directe storting en stuur belastingbestanden naar het belastingbedrijf, indien van toepassing. Sluit de loonlijst. Als u daarna een loonstrookfout tegenkomt, moet u een handmatige controle uitvoeren als u het probleem onmiddellijk wilt oplossen. U kunt de foute cheque ongeldig verklaren tijdens de volgende loonperiode of zelfs daarna, mits deze wordt afgetrokken van de jaarwinst van de werknemer.
Tips
-
Probeer een laserprinter te gebruiken om een soepel vinkje te maken. Als u geen payroll-software hebt en u liever de handmatige payroll-methode voor het afdrukken van cheques niet gebruikt, gebruikt u online software zoals Microsoft Office Online voor het afdrukken van cheques. Als u eenvoudig een salarissteck online wilt afdrukken, gebruikt u een gratis service, zoals paycheckcity.com.
Waarschuwing
Controleer of de gebruikte loonlijstsoftware alle benodigde salarisgegevens op het loonstrookje afdrukt voordat u een volledige controlereeks uitvoert. Verwerk een volledige loonlijst niet met een nieuw salarissysteem zonder het eerst te testen. Doe een valse payroll op één medewerker en genereer een cheque voor haar. Druk die controle af om ervoor te zorgen dat alle benodigde salarisinformatie wordt weergegeven.
