Als u lonen aan werknemers hebt betaald en belastingen hebt ingehouden, moet u W-2's indienen bij de Social Security Administration. Als u tot 50 werknemers heeft, kunt u elektronisch indienen via het Business Services Online-systeem van de SSA. De service is beveiligd en biedt u direct het bewijs dat u hebt ingediend. Je hebt tot 31 maart de tijd om elektronisch bestanden in te dienen; papieren vijlers hebben tot de laatste dag van februari. U kunt W-2's ook afdrukken en distribueren naar uw werknemers.
Online registratie van zakelijke diensten
Om toegang te krijgen tot BSO, moet u zich eerst registreren. Ga naar de Social Security Administration, Business Services Online-website en selecteer de knop "Registreren". U moet specifieke informatie verstrekken, zoals uw naam, geboortedatum, sofinummer, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Nadat uw registratie is bevestigd, heeft u uw gebruikers-ID en wachtwoord.
Formulieren W-2 / W-3 online
Als u W-2's wilt maken, moet u de Forms W-2 / W-3 Online van BSO gebruiken. U moet ook een aantal voorbereidende stappen uitvoeren, zoals het kiezen van een belastingjaar, het invoeren van uw werkgever-identificatienummer en ervoor zorgen dat er geen uitzonderingen of beperkingen van toepassing zijn. U kunt Formulieren W-2 / W-3 bijvoorbeeld niet online gebruiken als u een belastingjaar vóór 2011 indient of als u een eerder ingediende W-2 corrigeert. Om W-2's samen te stellen, volgt u de instructies op de loonoverzichtpagina van de BSO. Voltooi elke W-2 zoals je zou doen voor de papieren versie. Noteer de lonen van werknemers, ingehouden belastingen en toepasselijke voordelen in de daarvoor bestemde vakken.
W-2 afdrukken
Met formulieren W-2 / W-3 Online kunt u W-2's maken, opslaan, afdrukken of verzenden. U kunt W-2's afdrukken en bekijken voordat u ze verzendt. Als u uw W-2's al hebt ingediend, hebt u tot 30 dagen na de datum van inzending de beschikking over het downloaden van uw W-2's, die beschikbaar zijn in PDF-indeling. Als u voorgevulde, niet-voltooide W-2's hebt, geeft het systeem aan dat de formulieren onvolledig zijn. BSO stuurt uw W-2's alleen naar de SSA. Het stuurt ze niet naar de toepasselijke staats- en lokale belastingdiensten. Je moet ze zelf doorsturen.
Formulieren W-2c / W-3c online
Als u een ingediende W-2 wilt corrigeren, dient u een W-2c online in met Formulieren W-2c / W-3c. Met dit systeem kunt u een gecorrigeerde W-2 opslaan en afdrukken, ongeacht het oorspronkelijke verzendformaat. U kunt ingediende W-2's alleen corrigeren voor verdiende lonen in de voorgaande drie jaar, drie maanden en vijftien dagen. U kunt maximaal 25 W-2cs voltooien en afdrukken.
W-3 en W-3c Services
Een W-3 is een verzendformulier dat het totale loon en de inhouding voor alle werknemers voor het jaar weergeeft. U moet een W-3 opnemen bij het verzenden van de W-2's van uw medewerkers naar de SSA. Als u een W-3 wilt opslaan en afdrukken, opent u Formulieren W-2 / W-3 online. Gebruik formulieren W-2c / W-3c online om een gecorrigeerde W-3 te archiveren en af te drukken.
Indienen en afdrukken voor meer dan 50 werknemers
Als u meer dan 50 werknemers hebt, kunt u mogelijk het BSO-bestand voor het uploaden van bestanden gebruiken om W-2's te archiveren en af te drukken. Voor specificaties van bestandsindelingen gaat u naar de socialezekerheidsadministratie, de W-2-documentatie en -informatiewebsite van de werkgever. Kies 'Publicaties en formulieren' en vervolgens 'Specificaties voor archiveringsformulieren W-2 en W-2c op elektronische wijze'. Selecteer de juiste specificatielink.
