Een correcte boekhouding voor de loonkosten is een groot deel van de verantwoordelijkheid van elke boekhoudafdeling, in het bedrijfsleven over het hele land en de wereld. Accurate financiële gegevens zijn nodig in een aantal situaties, bijvoorbeeld bij het rapporteren van boekhoudkundige nummers aan financiële regulerende instanties, het aanvragen van subsidies en het aanvragen van leningen. Het bijhouden van nauwkeurige uitgavenregistraties zal het management ook helpen bij het nemen van haalbare budgetteringsbeslissingen en zal helpen om huurcycli te stimuleren. Hoewel weinig mensen nadenken over betaaldag totdat het eindelijk aankomt, is het voorbereiden op betaaldag een voltijdse baan voor anderen.
Verzamel tijdbladen of punch-in / punch-out detailrecords en voer deze in in een payroll-softwareapplicatie. Deze omvatten ook verzoeken om ziek / persoonlijk loon, vakantieloon en tijdaanpassingsbladen. Zorg ervoor dat de tijdschema's zijn goedgekeurd door de juiste manager voordat ze worden ingevoerd.
Controleer de tijdrecords om er zeker van te zijn dat ze redelijk en nauwkeurig zijn. Dit proces zal elke mogelijkheid van tijdklokfraude uitsluiten.
Win goedkeuring van de eindmanager voordat u de controles verlaagt en EFT (Electronic Funds Transfers) indient bij bankinstellingen.
Verlaag cheques en autoriseer EFT-transacties.
Houd de salarisadministratie vijf jaar lang bij voordat u werknemers hebt betaald.
Houd live check-activiteiten bij, ook wanneer ze worden gestort op de account van de werknemer, wanneer de bank wordt gewist en wanneer u toegang hebt tot een elektronisch beeld van de gewiste cheque. Houd een kopie van de gewiste controle bij de hand.
