Elke aanvraag voor een voorstel moet een begeleidende brief bevatten, zelfs als uw bieding een samenvatting bevat. Elk heeft een ander doel en ze werken niet alleen samen om een goede indruk te maken, maar ook om te bewijzen dat u de eisen van zowel de klant als de baan begrijpt. Omdat een begeleidende brief moet laten zien dat u de belangrijkste vereisten van de klant begrijpt zonder een minionderstelling te worden, vinden sommige mensen het moeilijker om te schrijven.
Stel de juiste toon in
Uw relatie met de potentiële klant en soms instructies in de RFP-kit bepaalt of de brief een formele of persoonlijke toon moet aannemen. Zolang u eerlijk en oprecht bent, zijn gepersonaliseerde brieven waarin u de klant complimenteert en bedankt vaak het meest effectief. Neem bijvoorbeeld verklaringen op zoals "Ik wil deze gelegenheid aangrijpen om u te bedanken voor al uw hulp" en "uw hulp en begeleiding bleken van onschatbare waarde te zijn" in de kern van de brief.
Formaat en stijl
Gebruik briefhoofdpapier en een brief met bedrijfsbrieven om de brief in drie delen te verdelen: een inleiding, een hoofdtekst en een korte afsluitende alinea. Gebruik een serif-lettertype, zoals Garamond, Georgia of Times New Roman, omdat veel mensen serif-lettertypen gemakkelijker kunnen lezen. Beperk uw sollicitatiebrief tot niet meer dan een of twee pagina's.
De opening
Open de begeleidende brief met een korte, relevante openingsverklaring zoals "Ingesloten is het voorstel dat ik je beloofde" of "Ik vond het leuk om met je te praten over je voorstelsproject." Volg dit met een paragraaf waarin je volledig begrip deelt door de specifieke vereisten voor de RFP. Vertel de lezer of het voorstel bijlagen bevat, en als dit het geval is, markeer dan kort de inhoud en voltooi de introductie door het tijdsbestek te specificeren waarop de prijsopgave geldig is.
Het lichaam
Vermeld alle vereiste informatie, zoals de geschiedenis van uw bedrijf, kwalificaties of referenties die de RFP in de hoofdtekst van de brief kan opvragen. Richt de rest van de brief op het adresseren van maximaal vier belangrijke klantbehoeften. Gebruik bijvoorbeeld opsommingstekens om samen te vatten hoe uw product of dienst zal voldoen aan de belangrijkste behoeften van de klant. Breid vervolgens elk opsommingsteken uit in de resterende alinea's.
The Close
Vermeld in de laatste alinea volledige informatie voor het contactpunt, inclusief naam, titel, adres, telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres. Neem een "volgende stap" of call-to-action op, zoals "Ik neem later deze week contact met u op om eventuele vragen te beantwoorden" of "Ik bel u volgende week om dit voorstel te bespreken". Beëindig met een beleefde uitdrukking en uw naam en titel.
