KPI's zijn 'key performance indicators'. Deze indicatoren zijn meters die degenen in het bedrijfsmanagement helpen na te gaan hoe dichtbij (of ver) het bedrijf of de afdeling een vooraf bepaald doel of reeks doelen kan bereiken. Het schrijven van KPI's kan een manager en werknemers helpen om te zien wat er nog moet gebeuren en hen motiveren om deze doelstellingen te bereiken. Het proces van het schrijven van KPI's op zichzelf is niet moeilijk. Het maken van KPI's die effectief zijn, vereist echter overweging.
Schrijf KPI's als beknopte, afzonderlijke documenten. Elke KPI moet overeenkomen met een bepaalde categorie, afdeling of project. Er kan bijvoorbeeld één KPI worden geschreven die gericht is op klanttevredenheid, terwijl een andere kan worden gericht op overheadkosten.
Begin het KPI-document met een header die het doel van de KPI definieert. Houd het zo kort en specifiek mogelijk. Een of twee zinnen is voldoende. Een KPI voor klanttevredenheid kan bijvoorbeeld de kop 'Verhoog klanttevredenheid' hebben.
Maak een lijst van het doel van de KPI. Het is belangrijk voor zowel het management als het personeel om te weten waarom ze moeten streven naar het bereiken van een specifiek doel, of waarom deze prestaties moeten worden gemeten. Leg in het kort uit hoe het bereiken van het gestelde doel of de loggingstijd die aan een actie wordt besteed, gunstig zal zijn.
Geef op hoe de KPI wordt gemeten. Omvat de meetfrequentie en de duur van de meting. Als u bijvoorbeeld een KPI schrijft met betrekking tot klanttevredenheid, kunt u een telefonische enquête uitvoeren die na elke oproep plaatsvindt en gedurende een periode van drie maanden plaatsvindt.
Stel een doeldoel in. Bepaal een doel dat meetbaar en meetbaar is. Het moet de gewenste uitkomst bieden, zoals een bepaald percentage binnen een specifieke tijdsperiode.
