Het beheren van de tijd is niet zo moeilijk, hoewel het misschien moeilijk lijkt om de tijd te vinden die u nodig hebt om alles te doen. Overweeg een paar belangrijke dingen te doen in plaats van alles te proberen door timemanagementtips te gebruiken, zoals dingen opschrijven, taken prioriteiten stellen, afspraken nakijken, tijd vrijmaken om dingen gedaan te krijgen en flexibel blijven in uw plannen.
Items die je nodig hebt
-
Te doen lijst
-
Afspraakkalender
-
Potlood
Schrijf alles op wat je moet doen. Veel van degenen die hun tijd goed beheren, houden een 'te doen'-lijst bij de hand voor het noteren van actie-items, werktaken, projectactiviteiten en ideeën. Bewaar de lijst met taken op een handige locatie, zoals een notebook, een planner of een persoonlijke digitale assistent (PDA).
Bekijk uw taken en prioriteer de items elke dag op hetzelfde tijdstip. Dit kan worden gedaan in de ochtend van de datum waarop u van plan bent om aan de items te werken of in de avond van de dag ervoor. Bepaal prioriteiten voor elk item.
Kijk naar je lijst met afspraken voor vandaag. Plan wat je nodig hebt voor belangrijke afspraken zodat je alles klaar hebt voordat de afspraak begint. Zorg ervoor dat u papier en pen meeneemt voor het maken van notities of het noteren van acties. Bepaal wat u moet doen met afspraken die u niet kunt houden, zoals het annuleren van een lunchdatum of het sturen van een plaatsvervanger naar een vergadering.
Plan blokken van tijd in uw dag om aan uw takenlijst te werken. Plan items met hoge prioriteit op uw piektijd, wanneer u meestal zeer attent en alert bent. Plan vervolgens de items met gemiddelde prioriteit in de resterende tijd of na afspraken. Plan zoveel mogelijk dezelfde items en boodschappen in hetzelfde tijdsblok. Plan bijvoorbeeld alle uitgaande oproepen in hetzelfde uur of lees en beantwoord e-mails gedurende twee kleine tijdsblokken per dag. Door de tijd die aan de telefoon of e-mail wordt besteed te concentreren, worden de onderbrekingen die ze gewoonlijk veroorzaken, aanzienlijk verminderd bij het werken aan andere belangrijke items die zijn geblokkeerd voor uw piekperioden.
Zorg voor flexibiliteit in uw schema. Met andere woorden, plan jezelf niet te veel in. In een periode van acht uur moet u alleen plannen voor zes uur werk en afspraken met middelhoge tot hoge prioriteit. Op die manier wordt je plan niet erg verstoord als er een nood- of crisissituatie optreedt die je moet aanpakken. Als er weinig tijd is tijdens de flexibele tijd, dan kun je aan een item op je takenlijst werken, een taak aanpakken die geen deel uitmaakte van het oorspronkelijke plan, of jezelf een paar minuten down-time geven om te ontspannen en stress te verminderen of denk creatief.
