Geen enkele bedrijfsoperatie is perfect. De kans is groot dat je op een gegeven moment in je carrière een probleem tegenkomt dat moet worden aangepakt met een hoger managementniveau. Veel bedrijven moedigen het gebruik van klachtenrapporten aan als de juiste methode om formeel een klacht te formuleren. Deze rapporten worden meestal gebruikt om onbevredigende transacties of voorwaarden met betrekking tot een bedrijf aan te pakken. Het correct schrijven van een klachtenrapport is essentieel om uw bezorgdheid te laten horen en het probleem te verhelpen.
Ga in op de achtergrond van de situatie. Geef belangrijke informatie, zoals uw positie en uw reden om te schrijven. Vermeld de reden voor uw ontevredenheid bondig.
Volg de achtergrond met een meer gedetailleerde beschrijving van het probleem. Rapporteer objectieve feiten. Beschrijf de resulterende effecten van het probleem.
Communiceer wat u beschouwt als een bevredigende oplossing. Leg uit wat u van de andere partij verwacht om de situatie te verhelpen.
Voeg een waarschuwing toe als u vindt dat dit nodig is. Misschien wilt u de gevolgen meedelen als de andere partij niet deelneemt aan het oplossen van het probleem. Deze stap is optioneel, gebaseerd op uw relatie met de andere partij en de ernst van het probleem.
Sluit af met een beleefde conclusie die uw optimistische kijk op de situatie uitdrukt. Communiceer een gevoel van het probleem op te lossen om beide partijen te helpen.
Tips
-
Vergeet niet om beleefdheid te gebruiken in de hele brief. Onthoud de andere partij niet te beledigen of vijandig te klinken.
