Het ontwikkelen van een uitgebreid bestandsbeheersysteem voor uw restaurant helpt u medewerkers en bedrijven te beheren. Dubbele bestandssystemen zijn effectief, vooral als bestanden online worden opgeslagen. Bestanden kunnen worden opgeslagen op een gemakkelijk te vinden locatie, zoals een kantoorbestandskast, en gevoelige personeels- en financiële bestanden kunnen worden beveiligd. Een fysiek papieren bestandsopslagsysteem zou moeten worden geselecteerd op basis van het volume van de ingediende informatie, terwijl een online archiveringssysteem meer opties heeft.
Selecteer een archiefsysteem
Bestanden die online worden opgeslagen, kunnen worden onderverdeeld in vertrouwelijke en open categorieën. Wachtwoord beschermt gevoelige informatie, zoals financiën of werknemersbestanden. Bestanden die op regelmatige basis door werknemers moeten worden geopend, kunnen in een gedeelde map onder specifieke rubrieken worden opgeslagen, zoals leveranciers, leveranciers en onderhoud. Bestanden die in een kast zijn opgeslagen, kunnen op onderwerp worden geordend, of voor bestanden met grote volumes, op onderwerp met een onderverdeling per categorie. Een leveranciersbestand kan bijvoorbeeld afzonderlijke alfabetische bestanden hebben die de namen van leveranciers of hun bedrijven identificeren.
financials
Het ontwikkelen van een archiveringssysteem dat gemakkelijke toegang tot financiële rapporten mogelijk maakt, is van essentieel belang voor de dagelijkse bedrijfsvoering, alsmede voor maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse boekhoudrapporten en de jaarvoor- en belastingvoorbereiding. Financiële informatie moet worden opgeslagen op een veilige locatie zoals een lock-box of in een met een wachtwoord beveiligd computerbestand. Documenten omvatten crediteuren en te ontvangen rekeningen, lonen, leningen en kredietlijnen, interne en externe audits en belastingaangiften en dagelijkse ontvangsten. Categoriseer bestanden in tijdlijnen zodat diegene die u regelmatig raadpleegt, zoals dagelijkse verkooprecords, binnen handbereik zijn en die die u periodiek bekijkt, zoals kwartaalrapporten, zich aan de achterkant van de kast bevinden.
werk
Organiseer blanco en voltooide sollicitaties, oriëntatie- en trainingsmateriaal, werkroosters en schriftelijke verslagen van werknemersverslagen, klachten of berisping. Dit laatste is handig als een medewerker een klacht indient met betrekking tot beëindiging, discriminatie of intimidatie. Als de bestanden van een werknemer gezondheidsrapporten en sofinummers bevatten, categoriseert u de bestanden in numerieke volgorde en slaat u de cijfertoets op een andere locatie op.
leveranciers
Verdeel leveranciersbestanden in categorieën voor levensmiddelen, dranken, bier, sterke dranken en restaurants. Inclusief individuele bestanden voor huidige leveranciers en potentiële leveranciers. Bestanden moeten kopieën van contracten, bestelbonnen, ontvangsten, prijsstructuren, leveringsschema's, namen van contactpersonen en telefoonnummers bevatten. U kunt leveranciersbestanden opslaan dicht bij een bezorgdeur of in het kantoor van de manager om ze gemakkelijk te kunnen raadplegen.
Verzekering
Verzekeringsdossiers moeten kopieën van het beleid bevatten en de naam en contactinformatie van de verzekeringsagent die elk beleid vertegenwoordigt. Voeg een verlengingsschema toe om aan te geven wanneer beleid moet worden herzien. Bewaar een kopie van verzekeringsbestanden off-site in geval van nood.
Bouw en onderhoud
Of het restaurant nu eigendom is of wordt gehuurd, onderhoud een bestand voor onderhouds- en reparatierecords. Neem een lijst op van schoonmaakbedrijven, afvalverwijdering, recycling, algemeen onderhoud, loodgieterswerk en elektrische reparatieserviceproviders. Bewaar de informatie voor het onderhoud van videogames, juke-boxen of verkoopautomaten. Net zoals leveranciersbestanden, moeten contactnummers voor onderhoud en noodgevallen zich op een plaats bevinden waar elke medewerker snel toegang heeft, zoals een hostessenstandaard, een kassa, achter de bar of in de keuken.
Gezondheid en veiligheid
Bewaar een dossier over gezondheids- en veiligheidsdocumentatie. Dit omvat een kopie van de rapporten en citaten van de gezondheidsafdeling van het restaurant, geschreven regels over gezondheidsmaatregelen voor werknemers zoals handen wassen, gebruik van handschoenen en haarnetjes en gedetailleerde instructies voor het reinigen van de uitrusting. Neem ook documentatie op van procedures met betrekking tot voedselbehandeling, bereiding en opslag. Maak kopieën van relevante regels en voorschriften en plaats deze op de juiste plaatsen waar werknemers ze zeker zullen zien.
Letsel en incident
Maak een bestand met rapporten over verwondingen van werknemers en klanten. Documenten bij elk evenement documenteren en zoveel mogelijk ondersteunende gegevens verstrekken, inclusief de oorzaak van het letsel, de actie die is ondernomen na het letsel en de uitkomst. Kopieën van politierapporten opnemen als de autoriteiten om welke reden dan ook naar het restaurant worden geroepen.
