Het opslaan van informatie in archiefkasten is een geweldige manier om georganiseerd te blijven. Gebruik hangende mappen om bestanden in een archiefkast op te hangen om nog overzichtelijker te worden. De meeste archiefkastladen zijn uitgerust met staven langs de zijkanten, zodat u bestanden kunt ophangen. Hangende mappen houden alle bestanden rechtop zodat papieren er niet uitvallen en misplaatst raken. Hangende bestanden glijden ook langs de balken in de laden van het bestand, zodat u gemakkelijk toegang hebt tot informatie.
Controleer uw archiefkasten om er zeker van te zijn dat u bestanden erin kunt ophangen. Sommige archiefkasten worden geleverd met stangen die aan de zijkanten van de laden worden bevestigd voor hangende bestanden, terwijl andere archiefkasten hebben voor het ophangen van bestanden aan de zijkanten van de laden. Monteer de balken voor de hangende bestanden, indien nodig.
Koop dozen met hangende mappen in een kantoorwinkel. Ze zijn veel zwaarder dan gewone bestandsmappen en hebben een metalen balk aan de bovenkant met haken aan beide uiteinden. Ze komen ook in verschillende kleuren en maten. Zorg ervoor dat hangende mappen in uw archiefkast terechtkomen. Koop bijvoorbeeld geen mappen van legal-formaat als uw archiefkast niet groot genoeg is om ze te bewaren.
Maak tabbladen voor de hangende mappen. De meeste hangende mappen zijn voorzien van plastic lipjes zodat je er labels voor kunt maken. Maak een specifiek label voor elke map, zodat u niet hoeft te zoeken naar dingen. Labels maken alles extreem georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk. Meestal schuiven de labels in de plastic lipjes en kunnen de lipjes in de sleuven aan de binnenste bovenrand van de mappen worden gestoken. Verspreid de tabs langs de bovenzijde van de mappen zodat alle lipjes goed zichtbaar zijn wanneer de laden worden geopend.
Plaats papierwerk of andere documenten in de mappen. U kunt documenten rechtstreeks in de hangende mappen plaatsen, of u kunt documenten liever in gewone mappen opslaan en die mappen vervolgens in de hangende bestanden plaatsen.
Sla de hangende mappen op in de laden van de archiefkast en zorg ervoor dat de zijhaken op de laden vastklikken. Hang de mappen op met de tabbladen naar buiten gericht. Rangschik ze op een logische manier - in alfabetische volgorde of datumvolgorde, bijvoorbeeld.
