Beleid en procedures zijn belangrijk voor een bedrijf, omdat ze, zoals uitgelegd door het Amerikaanse ministerie van Volksgezondheid en Families, bepalen hoe een bedrijf wordt verondersteld te werken en het morele, ethische en wettelijke standpunt van het bedrijf bepalen. Het verbeteren van beleid en procedures kan dus de productiviteit van een bedrijf en interne en externe relaties versterken. Dit kan op zijn beurt resulteren in een betere omzet en algemeen zakelijk succes.
Identificeer de doelstellingen van het bedrijf. Alles in het beleid en de procedures moet deze doelstellingen weerspiegelen.
Bekijk het huidige beleid en de huidige procedures om na te gaan of ze up-to-date zijn en voldoen aan de doelstellingen van het bedrijf.
Voer formele en informele werknemersvergaderingen, interviews en enquêtes uit om input te krijgen over wat werknemers denken dat nodig is in het beleid en de procedures. Het is mogelijk dat het management verschillende opvattingen heeft over wat belangrijk is voor beleid en procedures. Het opnemen van meningen van werknemers elimineert het risico van beleid en procedures die niet voldoen aan de behoeften van de werknemers.
Onderzoek wetten die van toepassing zijn op bedrijfsactiviteiten. Deze wetten kunnen in de loop van de tijd veranderen. Het huidige handboek voor beleid en procedures moet de huidige versie van de wetgeving weergeven en duidelijk aangeven hoe die wetten van invloed zijn op protocollen.
Verdeel het beleid en de procedures in twee delen. In de eerste sectie moeten de protocollen worden geschetst die van toepassing zijn op alle werknemers. Het tweede deel moet worden onderverdeeld per afdeling en gedetailleerd de voorschriften die van toepassing zijn op elk onderdeel van het bedrijf. Hierdoor kunnen medewerkers snel gegevens vinden die betrekking hebben op hun werk.
Kies een formaat voor het herziene beleid en procedures dat beknopt is en laat lezers niet de hele handleiding omdraaien.
Ontwikkel en ontwerp de contouren voor elke sectie. Stel uzelf de vraag of de beschrijvingen van diensten en banen duidelijk zijn en laat ze door een commissie beoordelen om onduidelijkheden te identificeren.
Bekijk het beleid en de procedures voor de 7 C's. Zoals geschetst door Chris Anderson van work.com, bevatten de 7 C's context (insluitsels zijn relevant), consistentie (termen worden overal op dezelfde manier gebruikt), volledigheid (geen informatiehiaten), controle (termen detail bedrijfsdoelen en autoriteit), compliance (termen laten zien hoe regels en boetes kunnen worden nageleefd), correctheid (geen typefouten, spelling- of grammaticafouten) en duidelijkheid (geen dubbelzinnigheid).
Laat het beleid en de procedures door deskundigen buiten het bedrijf beoordelen. Een advocaat kan bijvoorbeeld het beleid en de procedures onderzoeken om ervoor te zorgen dat deze geen wettelijke achterpoortjes of aansprakelijkheden bevatten.
Tips
-
Houd rekening met de verschillende leerstijlen bij het opstellen van het beleid en de procedures. Zorg ervoor dat u grafieken en visuele representaties opneemt om diegenen te helpen die meer grafische cursisten zijn.
