Geen enkel bedrijf werkt in een vacuüm. Investeerders en werknemers hebben een aandeel in wat uw bedrijf doet, net als klanten. Primaire stakeholders zijn de mensen of groepen die direct worden beïnvloed door het beleid en de beslissingen van het bedrijf. Secundaire belanghebbenden zijn degenen die indirect worden getroffen.
Stakeholders in Business
Een standaarddefinitie voor belanghebbenden is dat belanghebbenden iemand zijn die iets in gevaar heeft wat betreft het gedrag, de prestaties en de resultaten van uw bedrijf. De inzet is niet noodzakelijk financieel. Als u bijvoorbeeld een programma uitvoert om huiselijk geweld te verminderen, hebben misbruikte echtgenoten een aandeel in uw succes. Iedereen die iets te winnen of te verliezen heeft, kan een stakeholder zijn.
Uw bedrijf kan belanghebbenden positief of negatief beïnvloeden. Verschillende groepen belanghebbenden worden vaak zowel aan de positieve als aan de negatieve kant aangetroffen. Als uw advocatenkantoor bijvoorbeeld pro deo voor huurders werkt, is dat positief voor de huurders maar mogelijk negatief voor verhuurders.
Voorbeelden van belanghebbenden
Binnen de algemene stakeholder-definitie zijn er meerdere manieren om stakeholders te classificeren. Als uw bedrijf een nieuw project start, worden de belanghebbenden in het project zowel binnen als buiten uw bedrijf gevonden.
- Interne belanghebbenden zijn de mensen binnen uw bedrijf getroffen door het project, zoals werknemers en managers. Dit zijn niet alleen de mensen die aan het project zijn toegewezen. Managers op hoger niveau die het project autoriseren zijn belanghebbenden; net als werknemers die meer werk op zich nemen als hun collega's prioriteit geven aan de nieuwe opdracht.
- Externe belanghebbenden zijn mensen buiten het bedrijf die impact gaan voelen. Leveranciers, onderaannemers, klanten en concurrenten kunnen allemaal externe belanghebbenden zijn.
- De primaire belanghebbenden van een organisatie omvatten de mensen die direct te maken hebben met een project of beleid. Als uw nieuwe project uw productieproces stroomlijnt, zodat u de helft van de grondstoffen nodig heeft, worden uw leveranciers direct getroffen. Als het uw fabriekspersoneel met een derde verlaagt, zijn uw werknemers dat ook.
- Secundaire belanghebbenden in het bedrijfsleven voel de effecten van de acties van uw bedrijf, maar niet rechtstreeks. Als u een succesvol programma voor misdaadpreventie voor de lokale overheid voert, zijn gewone burgers die het slachtoffer dreigen te worden primaire belanghebbenden. Politie- en spoedeisende hulpmedewerkers die niet zo veel slachtoffers van geweld zien, zouden als secundaire belanghebbenden gelden. Echtgenoten en kinderen van werknemers die extra uren aan een project besteden, zijn ook secundaire belanghebbenden.
- Belangrijke stakeholders hebben een grote invloed op het succes van het project. Ze mogen niet in de primaire of secundaire klassen vallen. Overheidsfunctionarissen die niet door uw project worden getroffen maar vergunningen of bouwplannen moeten autoriseren, kunnen bijvoorbeeld een belangrijke rol spelen.
- Vrijwillige belanghebbenden onder meer mensen die zich met uw bedrijf of project bezighouden op basis van keuze, zoals werknemers, klanten en investeerders. Onvrijwillige belanghebbenden heb geen keus. Als je een fabriek op een nieuwe locatie opent, hebben mensen die een eigen huis hebben een onvrijwillige inzet in wat er gebeurt.
- Actieve belanghebbenden moeite doen om de uitkomst van de projecten van het bedrijf te beïnvloeden. Medewerkers en managers passen in deze categorie, maar dat geldt ook voor toezichthouders en grote beleggers die om zeggenschap vragen. Passieve belanghebbenden gewoonlijk niet betrokken raken bij het beleid. De meeste aandeelhouders hebben een aandeel in het succes van het bedrijf, maar ze spelen geen beheersrol.
- Legitieme belanghebbenden zijn degenen die u erkent een plaats aan de tafel hebben, zoals uw personeel en klanten. Als iemand een aandeel in uw bedrijf claimt waarvan u denkt dat hij er geen recht op heeft, maakt dat hen onwettige belanghebbenden. Dat kunnen onder meer overheidsfunctionarissen zijn die smeergeld of lobbygroepen eisen die je willen dicteren.
Een bepaald project of een zakelijke onderneming omvat mogelijk niet al deze voorbeelden van belanghebbenden. Een reorganisatie die niet van invloed is op iemand buiten uw bedrijf, kan bijvoorbeeld alleen interne belanghebbenden hebben. Mogelijk moet u ook beslissen hoe u belanghebbenden classificeert. Is het bijvoorbeeld een groep die tegen je plan vecht om een deel van het bos dat legitiem, illegitiem of een secundaire stakeholder is, vrij te spreken voor het getroffen bos?
Waarom belanghebbenden van belang zijn
Omgaan met stakeholders is zowel praktisch als ethisch. Het is praktisch omdat stakeholders uw bedrijfsplannen kunnen laten ontsporen. Als werknemers denken dat een nieuw project tijdverspilling is, mogen ze zich er niet toe verbinden; als een gemeenschap bezwaar maakt tegen uw bouwplannen, kunnen zij eisen dat de lokale overheid u de nodige vergunningen weigert. Door stakeholders te winnen, kun je je doelen blijven bereiken.
Het is ethisch omdat het niet alleen om u gaat: het is alleen maar billijk om mensen input te geven voor een beslissing die hen gaat beïnvloeden. Stel dat u een nieuwe winkel bouwt en dat buren zich zorgen maken over het geluid van het uitladen van zendingen 's avonds laat. Het instellen van geluiddempende muren of schotten kan hun tegenstand verminderen. Het is ook ethisch en attent om mensen niet wakker te maken in het holst van de nacht.
Luisteren naar belanghebbenden kan het project zelfs verbeteren. Misschien doet uw bedrijf de dingen altijd op een bepaalde manier; het omgaan met externe belanghebbenden kan u nieuwere, betere ideeën laten zien. Praten met secundaire belanghebbenden kan u bewust maken van zaken die u niet eens had overwogen. Zelfs als u ze niet kunt oplossen, zult u niet blind worden als de belanghebbenden naar de media of de lokale overheid gaan.
- Hoe meer stakeholders je kunt winnen, hoe beter je positie wanneer je nee tegen iemand moet zeggen.
- Als je de zorgen van belanghebbenden bevredigt, verander je hen in bondgenoten die willen dat het project slaagt.
- Het verbetert je merk. Laat zien dat u kunt luisteren naar en compromissen sluiten met externe belanghebbenden en aantonen dat uw bedrijf eerlijk, ethisch en eerlijk is. Dat is een groot pluspunt wanneer u het volgende project start.
- Als u overheid of wettelijke goedkeuring nodig heeft voor wat u doet, hoe meer ondersteuning u kunt inbouwen in de community, hoe groter de kans op goedkeuring.
Identificeer uw belanghebbenden
Verschillende projecten hebben verschillende belanghebbenden. Voordat u met primaire en secundaire belanghebbenden kunt praten, moet u ze identificeren. Dan moet je beoordelen hoe belangrijk elke stakeholder is.
Als u bijvoorbeeld een nieuwe productlijn lanceert, kunt u een aantal van de belanghebbenden uit uw hoofd op de lijst zetten. De werknemers en managers die aan de nieuwe lijn werken, hebben duidelijk een aandeel. Dat geldt ook voor de leveranciers die u moet betalen voor meer materiaal en de verkopers die de lijn moeten introduceren bij hun klanten.
Als uw plannen voor het product betrekking hebben op een nieuwe fabriek, kunnen de omwonenden last hebben van geluid of vervuiling. Een paar honderd werknemers die aan het begin van elke ploeg naar en van de fabriek rijden, beïnvloeden het verkeer op de nabijgelegen wegen, dus u kunt andere stuurprogramma's als secundaire belanghebbenden vermelden. Wanneer u op zoek gaat naar financiering, worden investeerders en bankiers belangrijke belanghebbenden.
Het identificeren van secundaire belanghebbenden kan extra werk kosten, omdat ze niet meteen voor de hand liggend zijn. U kunt beginnen door met primaire belanghebbenden te praten over wie indirect getroffen kan worden. Brainstorm met uw projectteam over wie mogelijk moet worden toegevoegd aan de lijst met belanghebbenden. Lokale voorschriften vereisen mogelijk dat u extra inspanningen levert; bijvoorbeeld reclame maken voor uw voorgestelde ontwikkelingsproject voor iedereen die mogelijk wordt getroffen.
Analyseren en in kaart brengen
Nadat je je lijst met belanghebbenden hebt, analyseer je hun motivaties en interesses. Dit kan net zo eenvoudig zijn als praten met hen over wat ze willen of niet willen van je project. Misschien vindt u ze bezorgd over het milieu, hoopvol voor banen in de nieuwe fabriek, bezorgd om de waarde van hun eigendom of bezwaar tegen uw project op morele gronden.
De volgende stap is om de verschillende stakeholder-blokken in kaart te brengen. Dit geeft u een idee van welke stakeholders de meeste aandacht vereisen. De typische aanpak vereist dat ze worden toegewezen aan een kwadrantraster:
- Hoge invloed, hoge interesse. Dit zijn de belangrijkste stakeholders, degenen die kunnen bepalen of een project slaagt of faalt. Ze zijn ook geïnteresseerd in de resultaten die ze willen. Als u meer dan één stakeholder in deze sectie hebt en zij het niet eens zijn over wat u moet doen, zal het moeilijk zijn om ze allemaal te bevredigen.
- Hoge invloed, lage interesse. Deze belanghebbenden hebben macht, maar zolang u hen tevreden en geïnformeerd houdt, zullen zij niet veel behoefte voelen om het uit te oefenen.
- Lage invloed, hoge interesse. Een individuele huiseigenaar kan geven om wat er in hun buurt is gebouwd, maar heeft maar heel weinig invloed om het te beïnvloeden. Door te netwerken met andere huiseigenaren kunnen ze echter voldoende slagkracht krijgen om over te schakelen naar 'hoge invloed, hoge interesse'.
- Lage invloed, lage interesse. In de praktijk kunt u mensen negeren die geen macht of interesse hebben in hoe uw bedrijf hen beïnvloedt. U kunt echter een ethische verplichting voelen om met hen te overleggen.
Ga er niet van uit dat secundaire belanghebbenden automatisch in het kwadrant "lage invloed, lage rente" terechtkomen. Bestuurders die te maken hebben met verkeer van een nieuwbouwproject, kunnen een klacht indienen bij de lokale overheid en debatteren tegen het plaatsen van meer auto's op de weg. Gekozen ambtenaren mogen naar hen luisteren. Dat kan de bezwaren genoeg gewicht geven dat je moet betalen voor verbeteringen aan de weg of andere compromissen kunt sluiten.
Evenzo kan een prominente gemeenschapsleider, zoals een priester, een universiteitsvoorzitter of een bankier, invloed van buitenaf hebben, zelfs als zij slechts een ondergeschikte belanghebbende zijn. De grootste werkgever in de stad kan veel invloed uitoefenen op werknemers of de lokale overheid.
Stakeholders beheren
Als u eenmaal weet wie uw stakeholders zijn, moet u beslissen over een managementstrategie. Je kunt het niet eenvoudigweg beheren door orders te manipuleren of te blaffen. Je moet een positieve relatie opbouwen met stakeholders, tenminste degenen met voldoende invloed om je project te beïnvloeden.
Communicatie is essentieel. In sommige gevallen is dat misschien alles wat je nodig hebt. De belanghebbenden die bezwaar maken tegen uw project, hebben mogelijk onjuiste, verouderde informatie. Door hen de feiten te geven, kunnen ze hun problemen oplossen. In andere gevallen moet je misschien werken om mensen te overtuigen.
Het kan helpen om het proces van belanghebbenden formeel te maken. Het projectplan moet uw stakeholders documenteren en bijhouden van uw interacties met hen. Laat de stakeholders weten hoe u vragen of verzoeken behandelt en schrijf ze indien mogelijk schriftelijk op. Een transparant, open proces werkt het beste om bondgenoten te winnen.
- Behandel primaire en secundaire belanghebbenden met respect, ook als ze geen belangrijke belanghebbenden zijn.
- Geef de informatie op die ze willen.
- Als u de actieve participatie van belanghebbenden wilt hebben, zoek dan naar de taken die ze moeten doen.
- Toon waardering wanneer stakeholders u helpen de finish te bereiken.
- Breng belanghebbenden zo vroeg mogelijk bij elkaar. Als u hun feedback vroegtijdig ontvangt, is het gemakkelijker om wijzigingen aan te brengen.
- Als je project sommige van je stakeholders pijn gaat doen, onderneem dan stappen om de schade te beperken. Als u niet kunt minimaliseren, overweeg dan om ze financieel te compenseren.
Dit alles garandeert niet dat elke stakeholder u uiteindelijk zal ondersteunen. Hoe meer sleutelfiguren en gemeenschapsleiders je kunt winnen, hoe groter je kans op succes wordt. Bekijk aan het einde van het proces hoe goed alles is verlopen. Als u problemen ziet in de manier waarop u met de belanghebbenden omging, corrigeer ze dan bij het volgende project.
