Er zijn een aantal gevallen waarin u mogelijk wordt gevraagd een brief te schrijven namens iemand anders. Advocaten doen het bijvoorbeeld regelmatig. Andere situaties zijn schrijven voor mensen die niet de vaardigheden hebben om het zelf te doen of die tweede-taalleerlingen zijn en niet in het Engels kunnen schrijven. De afwezigheid van je baas op kantoor kan een andere reden zijn waarom hij je vraagt om een brief voor hem te schrijven. Ongeacht waarom je de brief voor iemand anders schrijft, het formaat is consistent.
Bepaal inhoud
Spreek met de persoon die u gaat schrijven namens. Maak een lijst met te dekken punten, de persoon die de brief moet beantwoorden en alle andere details die moeten worden opgenomen. Bespreek het onderwerp van de brief totdat u vindt dat u voldoende achtergrondinformatie hebt om deze goed te kunnen schrijven.
Gebruik Briefhoofd en Business Letter-formaat
Schrijf indien mogelijk op briefhoofdpapier omdat dit uw correspondentie geloofwaardiger maakt. Als u geen briefhoofd hebt, typt u het adres van de persoon aan wie u de brief schrijft bovenaan de pagina, laat een spatie achter en typ de datum in. Begin met de aanhef "Beste" gevolgd door de naam, titel en een komma van de persoon. Als u bijvoorbeeld naar een bedrijf schrijft, wordt 'Geachte mevrouw Briggs' of 'Aan de voorzitter van de Raad' weergegeven als dit voor de rechtbank is.
Adopteer het blokformaat voor zakelijke brieven. Alle zinnen beginnen aan de linkerkant van de pagina; alinea's worden gescheiden door een regelafstand. De afstand tussen uw sluiting is drie tot vier regels om uw handtekening mogelijk te maken. Typ zakelijke letters in plaats van ze met de hand te schrijven.
Verkies verklaren
Verklaar dat u namens een andere persoon schrijft als dit gepast is, zoals in een brief aan de rechtbank. Als het een brief is die uitgaat onder de naam van de andere persoon, hoeft u niet te verklaren dat zij het zelf niet heeft geschreven. In het geval van lichamelijk letsel of taalproblemen de reden aangeven: "Ik schrijf namens Jeremy Smithers omdat hij zijn beide polsen heeft gebroken."
Gebruik effectieve, eenvoudig te begrijpen taal
Ga ter zake. Brieven - al dan niet namens iemand anders - moeten kort en bondig zijn. Vermeld de reden waarom u schrijft en begin vervolgens een nieuwe alinea voor uw ondersteunende ideeën. Vergeet niet om alinea's te wijzigen en een spatie te laten wanneer u van idee verandert. Schrijf in een eenvoudig te begrijpen taal. Gebruik geen groot woord als een klein woordje het doet en houd je zinnen kort. Streef naar duidelijkheid in plaats van indruk te maken op je lezer met je uitgebreide vocabulaire.
Gebruik een formele stem
Houd de toon zakelijk. Vermijd bloemrijke frasen en blijf gefocust op het onderwerp waarover u schrijft. Geef je mening over het onderwerp niet tenzij er een goede reden is om dit te doen.
Sluiten Sterk
Vat de inhoud van de brief in de concluderende paragraaf samen. Geef ook de actie op van de persoon die u de brief schrijft die u wilt nemen. Als het de vervanging van een defect apparaat of een verzoek om een vergadering zou kunnen zijn. Gebruik de afsluiting "Met vriendelijke groet" of "Oprechte groeten" om consistent te blijven met de zakelijke toon van de brief. Zinnen als 'Praten binnenkort' of 'Je vriend' zijn niet geschikt. Meld u aan en typ uw naam, gevolgd door de woorden 'namens naam van de persoon waarvoor u schrijft'.
Beoordeling
Laat uw brief een dag of zo staan en bewerk hem dan. Naast grammatica en spelfouten moet je ook kijken naar woorden die vaak in de war zijn, zoals 'voorbij en voorbij' of 'affect en effect'. Controleer het op je oorspronkelijke lijst om te zorgen dat je niets vergeet. Plaats jezelf in de plaats van de ontvanger van de brief. Lees het hardop voor jezelf en beoordeel het op toon en inhoud. Bewerk dienovereenkomstig. Bekijk de brief met de persoon namens wie je hebt geschreven. Zorg ervoor dat je niets over het hoofd hebt gezien dat de persoon wou.
