Wanneer u een bedrijf heeft, zijn er soms momenten waarop u nee moet zeggen tegen een klant, leverancier of medewerker. Door het op een professionele manier te doen, kan een goede relatie behouden blijven.
Professionele briefpresentatie
Stel uw brief op briefpapier of briefpapier van een bedrijf samen en stuur de brief van de meest geschikte persoon in uw organisatie. Als er een klantklachtenummer, inkoopordernummer of account waarnaar wordt verwezen, vermeld dat dan in uw correspondentie.
Geef uw zaak aan
Leid met een positieve noot, zoals het bedanken van de klant voor zijn of haar verzoek, en begin dan meteen ter zake. Bijvoorbeeld: "Dank u voor uw patronage en uw recente brief met betrekking tot de status van de garantie op uw XYZ-videocamera. Na uitgebreid onderzoek hebben we vastgesteld dat we de garantie op uw videocamera niet kunnen honoreren zoals gevraagd."
Maak een back-up van uw redenering
Geef een specifieke reden waarom u het verzoek van een klant weigert. Citeer bijvoorbeeld het bedrijfsbeleid, bekijk de hoogtepunten van de zaak of vat op een andere manier samen wat er achter uw beslissing schuilgaat. Voeg indien nodig bijlagen toe, zoals kopieën van contracten, garanties of ander papierwerk dat uw positie ondersteunt. Bijvoorbeeld: "Zoals u zult zien in de bijgevoegde garantieovereenkomst, was dit full-service beleid van kracht gedurende de eerste 12 maanden van eigendom. Volgens onze gegevens hebt u uw camera drie jaar geleden gekocht, waardoor de aanspraak van vandaag ongerechtvaardigd is. '
Bied een compromis aan
In sommige gevallen is er geen ruimte voor een compromis of om een olijftak uit te breiden, maar als u de zaken van de klant op de weg wilt houden, biedt u een soort van concessie aan om de klap te verzachten. Bijvoorbeeld: "We willen u een korting van 25 procent bieden op de aanschaf van een nieuwe videocamera", of "Ingesloten vindt u een cadeaubon van $ 50 die u kunt inwisselen voor elke aankoop van elektronica in onze winkel."
Andere soorten weigeringen
In de loop van uw bedrijfsvoering moet u mogelijk de voorwaarden van contracten met leveranciers afwijzen, werknemerverzoeken voor vakantietijd weigeren of op andere wijze professionele correspondentie schrijven aan andere zakenpartners. Volg dezelfde algemene richtlijnen als hierboven beschreven en pas de brief aan de specifieke situatie aan.
Tips
-
Contract ontkenning: "Bedankt voor de mogelijkheid om ons contract met ABC Refuse Removal te verlengen. Vanwege uw recente tariefverhogingen hebben we ervoor gekozen om gebruik te maken van de diensten van een andere provider."
Werknemersverzoeken: "Uw verzoek om betaald verlof in de laatste week van december wordt geweigerd, omdat deze week voor alle werknemers is gedempt vanwege de inventaris aan het einde van het jaar.
Collega-uitnodigingen: "Bedankt voor de uitnodiging om te dienen in uw raad van bestuur. Helaas heb ik een aantal eerdere professionele verplichtingen die me beletten op dit moment nieuwe rollen aan te nemen."
Wikkel het in
Sluit uw brief af met een dankbetuiging voor de bestaande relatie, gevolgd door een uitnodiging om de kwestie indien nodig verder te bespreken. Bijvoorbeeld: "Bedankt voor uw bedrijf.Als u vragen heeft of deze kwestie verder wilt bespreken, neem dan gerust contact met mij op."
