Zelfs in een tijdperk van e-mail en sms hebben papieren visitekaartjes hun plaats. Verschuiven van digitale naar papieren modus kan een uitdaging zijn: een e-mail kan toevallig klinken, maar een geschreven brief vereist een zekere mate van waardigheid en klasse. Maak je geen zorgen over het origineel proberen te klinken - je houdt je veiliger aan de beproefde formaten en de regels voor zakelijke communicatieetiquette.
Blijf bij het punt
Of je nu reageert op kritiek of een CV aanvraagt, je brief moet op het juiste moment blijven. Ga nooit verder dan een pagina en wees nooit onbeleefd. Als iemand je een scheldbrief heeft geschreven die ziedend is met scheldwoorden, blijf beleefd en kalm als je terugschrijft. Als de oorspronkelijke brief over een zakelijke mogelijkheid gaat, zeg dan dank u. Nooit impliceren dat je door te schrijven alles hebt opgelost - dat de klager volledig tevreden moet zijn, dat je weet dat je de baan krijgt. Dat is voor uw correspondent om te beslissen.
Formaat en lettertype
Het standaardformaat voor een zakelijke brief is enkelvoudig gespatieerd, met één spatie tussen alinea's en alles gerechtvaardigd tot de linkermarge. In de 21ste eeuw is het acceptabel om van de blokstandaard af te wijken, bijvoorbeeld door de alinea's te laten inspringen. Times New Roman, puntgrootte 12, is bijna altijd een acceptabel, leesbaar lettertype. Als uw bedrijf voorkeuren heeft, bijvoorbeeld de voorkeur geven aan ingesprongen alinea's, formatteert u die op die manier.
Wat er bovenop komt
De standaardlay-out begint met uw bedrijfsadres. Als u op briefpapier schrijft, kunt u dat overslaan. Onderaan het adres staat de datum, vervolgens de naam, het bedrijf en het adres van de ontvanger. Sla een regel over en adresseer de ontvanger als "Geachte mevrouw" of "meneer" tenzij hij een titel heeft zoals "Dr." Gebruik geen voornamen tenzij de aanvankelijke briefschrijver dat wel deed.
Het onderste uiteinde
Sluit de brief af met een "vriendelijke groet", gevolgd door uw handtekening en vervolgens uw getypte naam. Als u iets met de brief verzendt, zoals een formulier, een kostenraming of uw cv, schrijft u 'bijlage' onder uw naam, gevolgd door een lijst met de bijlagen. Als u iets in een afzonderlijke brief verzendt, voegt u een notitie toe als 'onder afzonderlijke dekking: financiële verklaring'. Een "cc" gevolgd door een lijst met namen vertelt de ontvanger dat u kopieën naar iemand anders hebt gestuurd.
