Productiviteit is een essentiële overweging voor elke organisatie, ongeacht de grootte. Werkgevers en hun HR-personeelsleden moeten ervoor zorgen dat werknemers productief zijn en dat hun acties bijdragen aan de resultaten van de organisatie. Hoewel het voor medewerkers onmogelijk is om 100% van de tijd productief te zijn, moeten organisaties stappen ondernemen om onproductief gedrag van werknemers te elimineren, zoals absenteïsme, traagheid en afleidingen, die kunnen worden veroorzaakt door alles van water-koeler gesprekken tot ongepast gebruik van internet of sociale media.
Ziekteverzuim en Tardiness
De totale kosten van alle belangrijke afwezigheidscategorieën - inclusief te laat komen - waren gemiddeld 36 procent van de basisloonlijst, volgens een studie van 2008 uitgevoerd door Kronos. Het onderzoek gebruikte een Mercer-vragenlijst en onderzocht 455 bedrijven van alle groottes in alle belangrijke sectoren. Zelfs een fractie van dat niveau zou een aanzienlijke kostenpost voor elke organisatie betekenen. Bedrijven kunnen dit onproductieve gedrag bestrijden door middel van communicatie en bewustzijn, maar vooral door ervoor te zorgen dat werknemers op de werkplek betrokken zijn en de waarde van de bijdragen die zij leveren te erkennen.
Duplicatie van inspanningen en herbewerking
Tijd is geld; hoe medewerkers hun tijd doorbrengen, zelfs wanneer ze schijnbaar productief zijn, kan een verspilling van geld betekenen voor organisaties als hun inspanningen duplicaat zijn of als de kwaliteit van hun output slecht is en resulteert in nabewerking. Om deze vorm van onproductief gedrag te bestrijden, moeten organisaties ervoor zorgen dat ze zorgvuldig ontworpen banen en functieomschrijvingen hebben, zodat de taken die door individuen worden uitgevoerd, elkaar niet overlappen. Bovendien moeten managers productie- en kwaliteitsverwachtingen duidelijk communiceren. Wanneer er problemen worden vastgesteld, moeten leiders training en educatie implementeren om de resultaten te helpen verbeteren.
Onnodige of ongepaste socialisatie
Vroeger klaagden supervisors en managers vaak over de tijd doorgebracht rond de waterkoeler. De medewerkers van vandaag kunnen op talloze andere manieren tijd verspillen, vooral door het internet en de verschillende gerelateerde tools op het werk te gebruiken. Social media-sites, blogs, online games en tal van andere afleidingen kunnen werknemers weghalen van hun werk en leiden tot onproductieve activiteiten. Organisaties moeten duidelijke richtlijnen opstellen voor werknemers, de resultaten van hun prestaties volgen en onverhoopte sociale contacten onmiddellijk aanpakken.
Duidelijke verwachtingen instellen
Managers mogen er nooit van uitgaan dat werknemers weten wat van hen wordt verwacht, zelfs als het voor de hand liggend lijkt. Het stellen van duidelijke verwachtingen kan helpen om misverstanden te voorkomen en verwachtingen te beheren. Zelfs iets dat zo voor de hand lijkt te liggen als de verklaring: "Ik verwacht dat je op tijd op het werk verschijnt en aan het loket staat, klaar om klanten te begroeten, om 8:00 uur", zal de basis leggen voor prestatieverwachtingen. Het stellen van duidelijke verwachtingen houdt ook in dat werknemers worden geïnformeerd wanneer ze ontbreken, aan die verwachtingen voldoen of deze overtreffen. Zowel positieve als constructieve feedback kunnen zeer effectieve instrumenten zijn om onproductief gedrag van werknemers te bestrijden.
