Huur is een veel voorkomende last voor een bedrijf. Er zijn verschillende manieren om huur te berekenen, afhankelijk van de setup. In sommige gevallen heeft een bedrijf een overeenkomst met een verhuurder voor uitgestelde huur, vaak omdat de verhuurder een of meer gratis maanden aanbood in de begintijd van het huurcontract van de huurder. U ziet dit mogelijk op de balans van de onderneming als de uitgestelde huurverplichting, wat eenvoudig is hoe de accountant de betalingen in een bepaalde periode opdeelde om het budgetteren gemakkelijker te maken.
Wat is uitgestelde huuraansprakelijkheid?
Als u een huurovereenkomst tekent op een appartement en de eerste maand gratis is, geniet u gewoon van een maand zonder huurbetaling. Maar het is niet zo eenvoudig voor een bedrijf, vooral als die gratis huur wordt verlengd over meerdere maanden. Bedrijven moeten om verschillende redenen maandelijkse bedrijfskosten laten zien. Om dit gemakkelijker te maken, gebruiken accountants een zogenaamde uitgestelde huurverplichting, waarbij ze een huur voor een heel jaar nemen en deze delen met 12 om een maandelijkse huurbetaling voor de balans te krijgen.
Accountants zullen soms verwijzen naar dit soort boekhouding als lineaire boekhouding, wat eenvoudig betekent dat de huurkosten worden geharmoniseerd over de voorwaarden van de lease. Een soortgelijk concept is van toepassing op de budgetfacturering die nutsbedrijven hun klanten aanbieden. In plaats van een factuur die fluctueert van maand tot maand, kunt u ervoor kiezen om uw rekening in de loop van een jaar te laten inschatten en gemiddeld te maken. Dit maakt het eenvoudiger om uw maandelijkse huishoudbudget te bereiken, omdat u weet hoeveel u elke maand naar uw elektriciteits- of waterrekening gaat. Hetzelfde principe is van toepassing op zakelijke budgettering.
Uitgestelde huur en ongelijke betalingen
Deze boekhoudmethode kan ook worden toegepast als een bedrijf te maken heeft met ongelijke maandelijkse betalingen. U kunt bijvoorbeeld in december een korting krijgen van de verhuurder om rekening te houden met de vele dagen dat uw kantoor voor de feestdagen gesloten is. Als uw bedrijf de ruimte gedurende een bepaalde periode moet verlaten vanwege bouw- of bouwschade, kan uw verhuurder tijdens deze periode afzien van uw huur, waardoor u uw budget voor het jaar opnieuw moet berekenen.
Verborgen uitgaven kunnen huurbetalingen ook ongelijk en onvoorspelbaar maken. Helaas kan budgettering het juiste bedrag voor huur ingewikkeld maken, omdat uitgaven zoals onderhoudskosten van gebouwen in de loop van de tijd kunnen fluctueren. Om die reden kan een bedrijf dat aantal afronden om ervoor te zorgen dat het budget extra kosten in rekening brengt die van de ene maand op de andere ontstaan.
Huurverhogingen na verloop van tijd
U kunt een huurovereenkomst hebben waarbij u van tevoren weet dat de huur met een bepaald bedrag zal stijgen. Het eerste jaar kan in één tempo worden vastgesteld, bijvoorbeeld een toename van 5 procent zodra u het einde van die termijn bereikt. Als uw leasecontract echter loopt van 1 augustus tot 31 juli, maar uw fiscale jaar is van 1 januari tot en met 31 december, dan krijgt u te maken met vijf maanden hogere huur, waardoor er een verschil ontstaat. Net zoals je zou doen als je bij het begin van je huur gratis maanden had gekregen, moet je de maandelijkse huur berekenen op basis van het totaal van de huurbetalingen van het hele jaar. Dit betekent dat u aan het begin van elk jaar uw leaseovereenkomst van dichtbij moet bekijken om mogelijke verhogingen die in dat jaar van kracht kunnen worden te identificeren, en uw maandelijkse betalingen dienovereenkomstig te budgetteren.
Waarom bedrijven gebruik maken van uitgestelde huurverplichtingen
Het budget van een bedrijf toont zijn inspanningen om het hele jaar door zo contant positief mogelijk te blijven. De balans zal activa tonen - alles wat het bedrijf bezit van zijn contanten tot zijn uitrusting en inventaris - evenals verplichtingen, waaronder de vele kosten die een bedrijf maakt in de loop van het zakendoen. Het doel van elk bedrijf is om te laten zien dat zijn vermogen sterk genoeg is om op te lopen tegen de vele verplichtingen die het natuurlijk zal opbouwen naarmate het groeit.
Wanneer de huur schommelt van de ene maand op de andere, kan het moeilijk zijn om nauwkeurig te bepalen wat de maandelijkse verplichtingen van een bedrijf eigenlijk zijn. Een avondje uit maakt de dingen voorspelbaarder. Wellicht zelfs nog voordeliger is het feit dat bedrijven met straight-lining rent hun voordeel kunnen doen met uitstel dat ze het hele jaar door krijgen. Dus als een bedrijf $ 1.000 per maand betaalt, maar drie gratis maanden aan het begin krijgt, kan dat bedrijf $ 3.000 van het totaal aftrekken, en dat dan verdelen over dat eerste jaar. Dit toont een maandelijkse huurschuld die aanzienlijk lager is dan zonder die korting. Een bedrijf dat financiering zoekt of financiële informatie verstrekt aan aandeelhouders, zou positiever kunnen zijn dankzij deze goedkopere maandelijkse kosten.
Wat is de uitgestelde huurcalculatie?
Voor het berekenen van uitgestelde huur is een redelijk eenvoudige formule nodig die elk jaar kan worden toegepast. Terwijl u het budget voor het volgende jaar bepaalt, moet u gewoon rekening houden met alle kosten die verband houden met de huur voor de twaalf maanden. Als uw leasingagent niet alle extra kosten in één forfaitaire huurbetaling verwerkt, voegt u die ook toe. Als u een netto-netlease heeft, waarbij u huur, onroerendgoedbelasting en verzekeringspremies betaalt, voegt u al die belastingen en premies toe aan uw jaarlijkse betalingen. Dus als u $ 1.000 per maand te huur en $ 200 per maand betaalt voor belastingen en verzekeringen, vermenigvuldig dan $ 1.200 met 12 om uw jaarlijkse huurbetalingen van $ 14.400 te krijgen. Als uw huisbaas echter drie maanden gratis huur aanbiedt als inruilpremie, $ 3.000 van dat totaal aftrekken om $ 11.400 te krijgen, verdeel dan dat cijfer met 12, waarmee uw maandelijkse huur-, verzekering- en onroerendezaakkosten op $ 950 komen, een opmerkelijke korting van de oorspronkelijke $ 1.200 per maand.
Hoe uitgestelde huur werkt
Wanneer de huur wordt afgehouden voor een eerste periode na het verhuizen, behandelt uw accountant het als een creditering voor boekhoudingsdoeleinden. Dus als u op 1 augustus verhuist en uw huur is gratis tot 1 december, dan zullen uw accountants in wezen een aansprakelijkheidsrekening aanmaken en de onbetaalde huur als een tegoed op die rekening behandelen. Wanneer 1 december aankomt en je verantwoordelijk bent voor het volledige bedrag, wordt een deel van die onbetaalde huur toegepast, samen met het geld dat je hebt berekend dat je na de korting betaalt.
Als uw maandelijkse huur $ 1.000 is en de huur voor de eerste drie maanden gratis is, is uw huur $ 12.000 voor het jaar, maar trek $ 3.000 af, aangezien de eerste drie maanden gratis zijn. Volgens uw berekening betaalt u $ 12.000 minder dan $ 3.000 of $ 9.000, maar gedeeld door twaalf is slechts $ 750 per maand. Maar uw huisbaas verwacht $ 1.000, niet $ 750, dus de extra $ 250 zou afkomstig zijn van die aansprakelijkheidsrekening die uw boekhouder op 1 augustus heeft gecreëerd. U neemt elke maand $ 250 van dat account voor drie maanden en begint dan de volledige $ 1.000 te betalen van uw normale budget.
Full-service bruto-leases
Fluctuaties kunnen eigenlijk worden vermeden op de manier waarop de huurovereenkomst wordt onderhandeld. Het meest populaire huurtype is de full-service bruto huurovereenkomst, ook wel gemodificeerd bruto- of gemodificeerd net genoemd. Met dit type lease splitsen verhuurder en huurder de bedrijfskosten op, die vervolgens worden gebundeld in de maandelijkse huurkosten. Dit maakt het gemakkelijker om huur te verantwoorden in de loop van de leaseperiode, omdat deze niet zal stijgen of dalen als de kosten veranderen. U moet nog steeds rekening houden met uitgestelde huur als u een gratis maand of twee krijgt bij het begin van uw lease, maar zodra u een leaseovereenkomst hebt afgesloten, kunt u op die maandelijkse kosten rekenen tot einde van de looptijd, wanneer het bedrag kan worden verhoogd als uw verhuurder kiest.
Een nadeel van een full-service bruto-lease is dat als de bedrijfskosten lager zijn dan aanvankelijk berekend, u daarvoor geen korting krijgt op uw huur. Tenzij uw leasingagent bijzonder genereus is, zult u waarschijnlijk niet eens een daling van uw huurkosten zien wanneer u het einde van uw huurovereenkomst bereikt. Aan de positieve kant echter, als de kosten in de loop van het jaar plotseling stijgen, zal het bedrag dat u betaalt niet stijgen. Maar het is waarschijnlijk dat uw huisbaas zal kijken naar wat u hebt betaald en het bedrag verhogen zodra de leaseperiode voorbij is.
Boekhouding voor uitgestelde huur op korte en lange termijn
Nog een ander niveau toevoegen aan dit is het feit dat huuruitstel kan worden geclassificeerd als korte- of lange termijn. In sommige gevallen verdelen accountants huurbetalingen in lopende en niet-courante kosten, aangezien niet-lopende huurbedragen niet zullen worden gebruikt binnen de betreffende budgetperiode. Met andere woorden, alles wat u volgend jaar betaalt, is het probleem van volgend jaar en wordt daarom geclassificeerd als een uitgave op de lange termijn. Daarom neemt u de vijfjaarlijkse huurverhoging van volgend jaar niet mee wanneer u het budget van dit jaar maakt, zelfs als u weet dat het komt. Verdeel in plaats daarvan de huurbetalingen over 12 maanden alleen op basis van wat u zult betalen voor de duur van uw budget.
Omgaan met toenemende tarieven
Het beste van het nauwlettend volgen van huurbetalingen op uw balans is dat u de uitgaven goed in de gaten houdt. Basisjaarkosten kunnen u gemakkelijk voor de gek houden, aangezien de meeste huurcontracten het eerste jaar op een bepaalde prijs worden vastgesteld om te zien of dat alles dekt. Het is niet ongebruikelijk voor huurders om huur te zien voor de toename van de commerciële ruimte in het tweede jaar, uitsluitend op basis van het feit dat de bedrijfskosten van het eerste jaar hoger waren dan oorspronkelijk gepland.
Als u merkt dat de huur van uw bedrijf aanzienlijk stijgt met uw tweede jaar lease, vraag dan uw verhuurder om u een kopie van die bedrijfskosten te tonen. Bij voorkeur krijgt u een overzicht van alles wat u op maandbasis betaalt binnen die huurbetaling. Je bent altijd vrij om je kantoor ergens anders te nemen, maar verhuizen kost veel geld. Om die reden zal het u helpen om met de verhuurder de mogelijkheid te bespreken om over de verhoging te onderhandelen, zodat u nog steeds een goede prijs krijgt.
Uitgestelde huur en overnames
Op een bepaald moment in het leven van een bedrijf kan een ander bedrijf een koopaanbieding doen. Als dat aanbod wordt geaccepteerd, zal het boekhoudteam van de overnemende onderneming financiële gegevens willen, omdat de koper alle activa en passiva van het overgenomen bedrijf overneemt. Wanneer dat gebeurt, kunnen uitgestelde huurbedragen op de balans de zaken bemoeilijken, vooral als de voorwaarden van de huurovereenkomst betekenen dat de huur in latere maanden zal stijgen. Als door die verhoging de huur boven de marktrente komt, is de overnemende vennootschap aansprakelijk.
Wanneer een dergelijke verplichting in de begroting voorkomt, heeft een overnemende vennootschap een beslissing om te nemen, wat vaak wordt geleid door het advies van het accountingteam. In dit geval kan het nuttig zijn om kantoren naar een nieuwe locatie te verplaatsen, ook al kost het geld om te verhuizen. Het beste wat u kunt doen, is het bepalen van de eerlijke marktrente en het uitvoeren van een kostenvergelijking, en vervolgens de informatie aan de juiste partijen presenteren.
