U bent niet tevreden over een bepaald product of een bepaalde service. In plaats van klagen bij vrienden en familieleden, actie ondernemen en een klachtenbrief schrijven. Naast een permanente melding van uw klacht, kan een goed geschreven klachtenbrief het bedrijf dat verantwoordelijk is voor het product of de service motiveren om ervoor te zorgen dat u en andere klanten deze problemen in de toekomst niet meer ervaren. Maak een goed opgemaakte zakelijke brief die positieve resultaten oplevert.
Items die je nodig hebt
-
Om een klachtenbrief te schrijven, hebt u het volgende nodig:
-
Facturen en ontvangsten
-
Hoogwaardig bankpostpapier
Maak uw brief met behulp van het volledige blokformaat, dat de voorkeur heeft van de meeste bedrijven in de Verenigde Staten. Links alle delen van de letter rechtvaardigen. U kunt een dubbele punt of komma invoegen na de aanhef en een komma na de gratis afsluiting. Je kunt ook interpunctie weglaten.
Begin de datum 6 tot 10 regels onder het briefhoofd of de kop. Gebruik het Amerikaanse formaat, bijvoorbeeld 15 januari 2011.
Laat vier tot zes regels achter tussen de datum en het binnenadres. Neem de naam en de bedrijfstitel van de contactpersoon op. Bel het bedrijfsschakelbord en vraag naar de naam en titel van de betreffende manager. Bevestig de correcte spelling van zijn / haar naam. Als u een naam niet kunt identificeren, gebruikt u een toepasselijke titel, bijvoorbeeld 'Customer Service Manager'.
Laat twee lege regels achter en voer de aanhef in. Gebruik niet "Geachte heer of mevrouw" of "Aan wie het zich zorgen maakt". Gebruik de achternaam van de ontvanger met de juiste persoonlijke titel. Als u niet zeker bent over het geslacht, gebruik dan "Beste Chris Smith."
Dubbele ruimte en begin met de hoofdtekst. Gebruik ten minste drie alinea's voor de letter, met een dubbele tussenruimte ertussen. Let bij het samenstellen van uw brief op facturen of andere documenten die u van het bedrijf hebt ontvangen. Zorg ervoor dat alle productnamen, prijzen en andere details juist zijn.
Begin met een positieve noot. Gebruik de eerste alinea om uw loyaliteit aan de merknaam of het bedrijf te vermelden. Bijvoorbeeld: "Ik heb altijd genoten van het winkelen voor meubels in uw winkel, ik waardeer het geweldige advies dat ik heb ontvangen van uw in-store decorateur en voel me zeer comfortabel bij al mijn aankopen."
Gebruik de tweede alinea om details op te nemen die de lezer moet kennen om uw klacht te verwerken. Bijvoorbeeld: "Op 25 februari 2011 bestelde ik een dekbedovertrek (bestelnummer 5768, blauwe bloemenprint, queen size) uit uw online catalogus, twee weken later ontving ik de dekbedovertrek en na het uitpakken ontdekte ik een sterke metaalgeur, die na twee wasbeurten bleef hangen. Ingesloten is een kopie van de transportorder. " Stuur geen originele kopieën van bonnetjes of andere documenten.
Geef uw verwachtingen in de derde paragraaf. Bijvoorbeeld: "Omdat de stoomfunctie van het strijkijzer niet goed werkt, verwacht ik een volledige en onmiddellijke terugbetaling van $ 52,38 plus de verzendkosten die ik heb betaald voor het terugsturen van het strijkijzer. Ik zal 4 weken wachten op uw antwoord. van jou zal ik contact opnemen met het Better Business Bureau."
Laat twee lege regels achter en voer een passende aanvullende sluiting in, zoals 'Met vriendelijke groeten' of 'Met vriendelijke groet'. Laat vier tot zes lege regels over voor uw handtekening. Direct daaronder, voer je getypte handtekening in.
Dubbele ruimte en voer bijlage (s) in.
Tips
-
Gebruik hoogwaardig bankpostpapier. Maak een koptekst met uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Schrijf korte paragrafen en bewaar de lengte van de brief op één pagina. Gebruik de functie Afdrukvoorbeeld van uw tekstverwerkingsprogramma om de verticale plaatsing van de letter te controleren. Pas zo nodig de afstand aan. Vraag een vertrouwde vriend of familielid om uw brief te corrigeren. Naast het controleren van spelling, interpunctie en grammaticale fouten, moet uw vriend of familielid ervoor zorgen dat de toon van de brief geschikt is.
