Iedereen is er in ieder geval één keer gebeurd. Je bent gaan winkelen of een soort van service hebt gedaan, en je hebt een vreselijke klantervaring gehad. Natuurlijk ga je je vrienden er waarschijnlijk alles over vertellen. Als u er echter zeker van wilt zijn dat dit niet opnieuw gebeurt, is het schrijven van een brief met een klachtenbrief een van de beste manieren om tevreden te zijn. Het is niet altijd leuk om een van deze te schrijven - de enige reden dat je het doet, is omdat je een slechte ervaring hebt gehad, maar het kan op een professionele manier worden gedaan waardoor je verrassende resultaten behaalt. Hier leest u hoe u een brief met een klachtenbrief schrijft die aandacht krijgt van de mensen die deze hebben gelezen.
Hoe een klantklachtenbrief te schrijven
Eerst en vooral een naam. Zoek uit wiens aandacht de brief zou moeten hebben. Stuur het niet alleen naar "Let op: Klantenservice", want dan is niemand verantwoordelijk voor het. Vraag de winkel, persoonlijk of aan de telefoon, wie de persoon is die verantwoordelijk is voor klachten van klanten. Alle correspondentie moet aan de aandacht van die persoon worden gericht. Als ze ook een titel hebben, voeg deze dan toe: "Let op: David Jones, Vice President of Marketing".
Schrijf vervolgens uw brief. Stuur geen e-mails; ze zijn veel te onpersoonlijk en het is gemakkelijk voor hen om in cyberspace te verdwijnen. Stuur een gewone brief naar de winkel zelf of naar de bedrijfskantoren. Houd uw brief kort en bondig; niet meer dan twee pagina's zou alles moeten zijn om de situatie uit te leggen.
Als u aan uw brief werkt, neemt u de bijzonderheden van de situatie op. Zeg precies wat er is gebeurd, zoals: "Toen ik dinsdag 5 maart in je winkel was, was een kassier met de naam Lorraine extreem onbeleefd tegen mij." Indien mogelijk documenttijden. Als het een winkel of bedrijf is waar u een genummerde account hebt, zoals een warenhuis of een artsenkantoor, vermeldt u uw accountnummer in alle correspondentie. Dat zal diegene helpen die uw brief leest om uw klacht te verbinden met wie u werkelijk bent.
Gebruik een positieve, respectvolle toon. De kans is groot dat uw brief naar een hoger administratief persoon gaat, die sympathiseert met uw situatie. Vertel in plaats van vijandig te zijn dat je een onschuldig slachtoffer bent. Sterker nog, maak duidelijk dat u begrijpt dat een dergelijke slechte service niet de normale standaard van het bedrijf is en dat u weet dat hun bedrijf u nooit opzettelijk slecht zou hebben behandeld. Herinner hen eraan dat u daar echt graag winkelt, maar zorg ervoor dat ze zich bewust zijn van een mogelijk schadelijke klantenservice situatie.
Vraag ten slotte om een antwoord. Stel een deadline in, maar maak er een redelijke deadline van. Zeg iets als: "Ik hoop binnen de komende dertig dagen iets van je te horen, zodat deze kwestie kan worden opgelost." Als u binnen de toegewezen tijd niets hoort van de persoon die u hebt geschreven, bel of stuur dan een vervolgbrief (nog een andere reden waarom u de naam van een persoon op de brief zou moeten krijgen). Wat het antwoord ook is, of het nu gaat om een verontschuldigingbrief of zelfs kortingsbonnen voor aanvullende producten, stuur een bedankbriefje zodra de brief is opgelost. Volg deze eenvoudige strategieën en je krijgt gegarandeerd een positief antwoord op je klacht!
Tips
-
Probeer de situatie zo mogelijk direct op te lossen nadat dit is gebeurd. De kans is groot dat je door een persoonlijk gesprek met een manager of leidinggevende enige voldoening kunt krijgen. Als de supervisor of winkelmanager niet de tijd neemt om met u te praten of als ze u afwijzen zonder het probleem op te lossen, ga dan hoger op de ondernemingsladder.
Waarschuwing
Stel geen onredelijke eisen, zoals: "Ik wil dat die monteur wordt ontslagen!" of "Ik verwacht voor dit ongemak te worden gecompenseerd!" Tenzij je echt financieel bent beschadigd door het incident, is een eenvoudige verontschuldiging een prima antwoord.
