Ongeacht het type bedrijf dat u gebruikt of dat u producten of services verkoopt, klanten en klanten moeten zich nooit verbaasd voelen om goed te worden behandeld. De sleutels liggen in het behandelen van iedereen die met respect en waardigheid door je deur loopt en een superieure behandeling een standaard voor klantenservice maakt. Een goede plek om te beginnen is met een klantgerichte gedragscode en ethiek die de nadruk legt op hoffelijkheid, actief luisteren, geduld en empathie en die klanten en klanten als individuen beschouwt.
Onthoud Common Courtesies
Het is niet altijd gemakkelijk om klanten en klanten te bedienen en bij te staan. Desondanks is beleefd gedrag van cruciaal belang, ongeacht hoe druk je het ook hebt. Zoals Norma Jo Greenlee, CEO van njSolutions, aantekeningen maakt in een presentatie die is ontwikkeld voor het Amerikaanse Patent and Trademark Office, is beleefdheid een gedrag, geen proces. Gebruik de juiste taal bij het spreken met klanten. Ga zo snel mogelijk in op de behoeften van een klant of zoek iemand die dit kan. Als u een klant in de wacht moet zetten, moet u regelmatig terugkeren om updates te geven of de klant vragen of u hem binnen een bepaalde tijd kunt terugbellen.
Ontwikkel goede luistervaardigheden
Een van de beste manieren om klanten en klanten te helpen zich belangrijk te voelen, is door actief te luisteren. Let op en vermijd onnodige onderbrekingen terwijl een klant aan het woord is. Wanneer de klant klaar is, geef dan feedback, zoals parafraseren met een opmerking als: "Het klinkt alsof wat je zegt is", vragen stellen om te verduidelijken of kort samen te vatten wat de klant zei. Als u eenmaal begrijpt wat een klant nodig heeft, reageer dan op de juiste manier. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de klant u graag zal helpen of vraag hoe zij een probleem wil oplossen.
Wees geduldig met overstuurde klanten
Hoewel het erg moeilijk kan zijn om kalm te blijven in een moeilijke klant, heb je vaak een veel betere kans om een klacht of probleem met een geduldige houding op te lossen. Neem langzaam en diep adem om emotioneel afstand te nemen, en concentreer je bewust op het ontspannen van je spieren. Excuses voor het eventuele ongemak, en als een klant volledig onredelijk wordt, wees dan niet bang om een supervisor in het gesprek te betrekken nadat je ervoor gezorgd hebt dat de supervisor de situatie begrijpt.
Toon waardering
Breng waardering naar elke klant of klant. Hoewel het laatste wat een klant altijd moet horen voordat hij weggaat, 'dank u wel' is, moet de verklaring bij de situatie passen. Bijvoorbeeld, zeggen "bedankt voor uw bedrijf" klinkt misschien als een gek klant. In plaats daarvan, een verklaring zoals "Mijn excuses voor het ongemak dat u vandaag hebt ervaren. We stellen uw bedrijf zeer op prijs en kijken ernaar uit u weer te zien "is meer geschikt. Gebruik daarnaast de naam van de klant in een afscheidsbrief.
