Het factureringssysteem vormt het hart van de debiteuren van de onderneming. Facturen worden opgesteld op basis van verkochte producten of services. Gegevens van de factuur komen overeen met verkoopjournalen, klantaccounts, debiteurenbalansen en kasboekjournalen, naast andere bedrijfsdocumenten.
Elektronisch en handmatig
Softwaresystemen die voor facturering worden gebruikt, vereisen dat de kleine onderneming initiële gegevens invoert voordat ze facturen afdrukt. Elk systeem vereist verschillende variabelen en zal de gebruiker vragen wat er nodig is. Het systeem zal vervolgens de gegevens elektronisch in de debiteurenabonnementen integreren. Wanneer een manueel systeem wordt opgezet, bepaalt de eigenaar of boekhouder van het kleinbedrijf wat nodig is en formuleert dit dienovereenkomstig als onderdeel van het boekhoudsysteem. Ongeacht of de kleine onderneming diensten levert of producten verkoopt, een van de eerste stappen bij het opzetten van een factureringssysteem is om te bepalen wat er op de factuur moet worden vermeld naast de basisinformatie als contactgegevens.
Nummeringsysteem
Elke factuur moet een uniek identificatienummer bevatten, gebaseerd op de chronologische volgorde van de verkopen of op klantnummer. Hoe dan ook kiest de eigenaar van een klein bedrijf, deze unieke nummers kunnen in de toekomst worden gebruikt om naar een bepaalde factuur te verwijzen.
Invoice Body
In het gedeelte Beschrijving van de factuur wil de boekhouder gedetailleerde informatie toevoegen, zodat de klant precies weet wat de factuur documenteert. Een factuur voor een service waarbij eenvoudigweg 'serviceaanvraag' wordt vermeld, is bijvoorbeeld te vaag voor zowel de klant als het kleine bedrijf om deze later te kunnen gebruiken. Als de beschrijving echter iets specifieks zegt, zoals "Gewijzigde filters, gereinigde ventilatoren, geteste ontsteking", weten zowel de klant als de serviceprovider precies wat er is uitgevoerd. Als de kosten per service of per uur worden berekend, moet dit detail in de beschrijving worden opgenomen. Wanneer de factuur voor producten is, vermeldt u de hoeveelheden en de prijs per eenheid. Deze informatie komt overeen met vermeldingen in het verkoopjournaal.
Kredietvoorwaarden
Bepaal de kredietvoorwaarden die klanten worden aangeboden en vermeld dit op de factuur. Als de betaling bijvoorbeeld snel wordt verwacht, moet de factuur de vermelding 'Netto verschuldigd bij ontvangst' bevatten. Tijdens het verkoopproces, als de klant te horen krijgt dat hij 30 dagen te betalen heeft, moet dit worden vermeld als de vervaldatum op de factuur.
Alles samenbrengen
Het factureringssysteem is voltooid wanneer het op de juiste plaats in het boekhoudproces past. Nadat facturen zijn voorbereid, is het tijd om debiteuren te verzamelen. Eén exemplaar van elke factuur wordt naar de klant verzonden en het bedrijf behoudt één kopie. Het gefactureerde bedrag wordt geboekt op de rekening van de klant in het verkoopverslag. Wanneer de betaling is ontvangen, wordt het bedrag van de rekening van de klant in het verkoopverslag afgetrokken en toegevoegd aan de geldrekening van het bedrijf. Aan het einde van de maand kan de eigenaar van het kleine bedrijf de rekeningen beoordelen om eventuele openstaande facturen te noteren en de noodzaak om een vervolgbetaling uit te voeren, zoals het sturen van een tweede exemplaar van de factuur met de vermelding 'achterstallig'.
