Het financiële beleid en de procedures van kerken zijn al lang omstreden. Kerken moeten zich houden aan strikt beleid en procedures om het personeel en de congregatie gerust te stellen dat hun donaties op de juiste manier worden behandeld, vooral bij het schrijven van cheques. Leg bij het vaststellen van beleid de verordeningen en de grondwet van de kerk vast voor bestaand beleid. Veel kerken eisen dat addenda voor kerkelijk beleid worden goedgekeurd door leden van een bepaalde leeftijd.
beleid
Controleer het schrijfbeleid, ook wel contante uitbetalingsbeleid genoemd, zou elke twijfel in de geest van uw mensen moeten wegnemen. De betaalrekening van de kerk moet te allen tijde een minimaal saldo handhaven. Beleid kan bestaan uit het schrijven van cheques op een vaste dag van de week door de financieel secretaris, ondertekend door de secretaris en een gekozen functionaris.
Voor het controleren van een bepaald bedrag, bijvoorbeeld $ 1.000, moeten drie handtekeningen of goedkeuring door een specifieke persoon worden vereist. Als een persoon om terugbetaling verzoekt, moet het verzoek worden ingediend met een ontvangstbewijs en handtekening van de fiatteur. Als creditcards nodig zijn, moeten alle creditcards aan het einde van de maand worden betaald om financiële kosten te voorkomen. Alle uitgaven met betrekking tot reizen en zakelijk entertainment moeten duidelijke richtlijnen bevatten. Het financiële kantoor van de kerk zou gebruik moeten maken van alle bankkortingen die worden aangeboden om vroeg of in zijn geheel te betalen.
Procedures
Beleid is "wat" een bedrijf doet, procedures zijn "hoe". Investeer in een not-for-profit boekhoudsysteem. Veel systemen zijn specifiek beschikbaar voor kerken en hun behoeften. De procedures moeten inhouden dat er twee ondertekenaars nodig zijn voor alle cheques die zijn geschreven om verantwoording af te leggen.
Eén personeelslid kan de loonlijst uitvoeren en een ander kan het goedkeuren. De chief financial officer moet alle grootboekrapporten (een gedetailleerde transactielijst) wekelijks of tweewekelijks bekijken. Afhankelijk van de manier waarop uw kerk is ingesteld, moet u uw raad van diakenen of ouderlingen elke maand gedetailleerde gedetailleerde inkomsten- en onkostennota's voorleggen. De CFO of een diaken moet het bankafschrift afstemmen op uw boekhoudprogramma.
Problemen
Modelleer het beleid en de procedures van een kerk na het beleid en de procedures van bedrijven met winstoogmerk, indien mogelijk. Terwijl salarissen en voordelen vertrouwelijk moeten zijn, moeten verschillende mensen in het bestuur beslissen wat de voorganger en het personeel wordt betaald. Cheques mogen nooit worden geschreven voor "aan toonder" of "contant". Cheques mogen nooit worden ondertekend voordat ze worden voorbereid. Als er zich problemen of zorgen voordoen, moet u advies inwinnen bij een gecertificeerde openbare accountant.
