De batchering van crediteuren is het proces van het aggregeren van facturen die moeten worden betaald in groepen of batches, en het maken van één boeking in de boekhouding voor de hele batch van facturen, in tegenstelling tot individuele journaalposten voor elke begunstigde. Batching is een veelgebruikte techniek om journaalposten te verminderen en het helpt het boekhoudinformatiesysteem efficiënter te werken. Batchprocedures hebben echter ook nadelen.
Verlaging van transacties
Het primaire voordeel bij het groeperen van crediteuren is een verlaging van boekingen in het boekhoudsysteem. Bedrijven met een hoog aantal transacties met een lage dollarwaarde kunnen snel duizenden afschrijvingen en tegoeden in onkostendeclaraties zien. Dit detailniveau in het te betalen grootboek is niet nodig en zorgt voor een verwerkingslast voor het geautomatiseerde boekhoudsysteem. Door transacties dagelijks of wekelijks te combineren, wordt deze last verlicht.
Creatie van een audittraject
Wanneer transacties dagelijks worden gebundeld en betalingen via een draad worden uitgevoerd, is het eenvoudig voor boekhoudtoezichthouders om dagelijkse uitbetaalde bedragen af te stemmen op de uitgaande kasstromen van het bankafschrift, omdat bankafschriften vaak dagelijkse transactietotalen weergeven. Bovendien kunnen willekeurige selecties van betaalde facturen worden gemaakt en in batches worden getraceerd en is het bankafschrift nauwkeurig om te verzekeren dat bedragen worden geregistreerd.
Snelle analyse
Dagelijkse en wekelijkse batching van transacties stellen accountants in staat snel de trending van betalingsbedragen per dag te analyseren. Elke betalingsbatch vertegenwoordigt dezelfde tijdseenheid; uitbijters worden gemakkelijk opgemerkt door dagelijkse batchtotalen op te sommen en hoge of lage hoeveelheden te onderzoeken. Door batches wordt het echter moeilijker om individueel abnormale gelduitstromen te detecteren. Als het bedrijf zich zorgen maakt over grote contante betalingen die zonder toestemming worden gedaan, kunnen supervisors een beleid instellen dat dubbele handtekeningen voor grote bedragen bevat.
Moeilijkheden in verzoening
Een mogelijk nadeel van het debielen van debiteuren kan problemen opleveren bij de afstemming. Als accountants van bedrijven niet ijverig zijn in het vastleggen van welke transacties deel uitmaken van elke batch, kan afstemming van de betalingen moeilijk, zo niet onmogelijk zijn. Als deze zwakte bestaat, kan het voor medewerkers gemakkelijk fraude of leveranciers begaan om te betwisten dat ze betaling hebben ontvangen.
