Stroomdiagrammen zijn handig om te laten zien hoe de stappen in een bedrijfsproces bij elkaar passen. Wanneer ze worden gebruikt om de boekhoudcyclus te documenteren, dienen ze niet alleen als een handige checklist om ervoor te zorgen dat uw werknemers elke stap in de volledige boekhoudcyclus elke maand voltooien, maar ze helpen u ook bij het analyseren en verbeteren van boekhoudwerkstromen. Als u eenmaal weet welke symbolen u moet gebruiken en welke informatie elke informatie vereist, is een stroomdiagram voor de boekhouding niet moeilijk te maken.
Begrijp Flowchartsymbolen
Stroomdiagramsymbolen geven de stappen, beslissingen en taken weer die bij de boekhoudcyclus betrokken zijn. Hoewel u elk symbool kunt gebruiken om elk van deze weer te geven, gebruiken veel mensen standaardsymbolen. Voor een stroomschema voor het boekhoudproces omvatten deze ovalen, rechthoeken en parallellogrammen, die platte vormen zijn met tegenover elkaar liggende zijden evenwijdig en even lang. Ook handig zijn pijlen die de richting aangeven waarin het boekhoudproces verloopt. Zoals de website MindTools uitlegt, tonen ovalen meestal het begin of het einde van een proces, rechthoeken identificeren specifieke taken en hun instructies of richtingen en parallellogrammen classificeren boekhouduitgangen.
Maak de stroomdiagramstructuur
De boekhoudcyclus is een set van 10 stappen die elke boekhoudperiode in dezelfde volgorde plaatsvinden. In de volgorde waarin elke stap plaatsvindt, bestaat de boekhoudcyclus uit het identificeren van transacties, het analyseren van transacties, het maken van journaalposten, het posten van boekingen in het grootboek, het berekenen van een proefbalans, het maken van aanpassingsboekingen, het berekenen van een aangepast proefsaldo, het opstellen van financiële overzichten, het overdragen van saldi in tijdelijke accounts via afsluitingen en berekening van een afsluitende proefbalans. Identificeer elke hoofdstap binnen een ovaal en gebruik richtingspijlen om een verticale stroomdiagramstructuur te maken.
Taakdetails toevoegen
Voer een taakanalyse uit om individuele taken in elke stap van de boekhoudcyclus te identificeren. Hoe meer details u verstrekt, des te nuttiger het diagram zal zijn. Bijvoorbeeld, in plaats van het gebruik van een enkele rechthoek die zegt "registreer journaalboekingen als debet of credits," lijst elke stap of geef aanwijzingen voor het voltooien van deze taak in zijn eigen rechthoek. Voor stappen die uitvoer produceren, zoals het opstellen van financiële overzichten, identificeert u de uitvoer met behulp van parallellogrammen, plaatst u deze rechts van de overeenkomstige rechthoek en verbindt u ze met richtingspijlen. Herhaal deze stap totdat het stroomdiagram is voltooid.
Testen en verifiëren
Zodra het stroomschema is voltooid, raadt Mind Tools aan dat u de informatie verifieert en test voor nauwkeurigheid. Eén manier om dit te bereiken, is door boekhoudmedewerkers te vragen de grafiek te bekijken en deze te testen door de stappen precies zo te volgen als ze worden gepresenteerd. Dit is ook een goed moment om de boekhoudcyclus te analyseren om de efficiëntie en interne controles te verbeteren. Identificeer zowel overbodige als overbodige stappen, evenals de stappen die u moet nemen. Kijk of de boekhoudprocedures voldoende interne controle bieden, zoals informatiebeveiliging en scheiding van taken.
