Een enkele onderneming kan meerdere functies hebben om de activiteiten soepel te laten verlopen en medewerkers tevreden te houden. Twee van deze functies zijn secretarissen en officemanagers en verschillen sterk in verantwoordelijkheden, reikwijdte, opleiding en salaris. Terwijl een officemanager nauw samenwerkt met interne operaties, dienen secretaresses zowel managers als het bedrijf, vooral als de secretaris algemene receptionistentaken op zich neemt.
Functiebeschrijving secretaris
Secretaresses vervullen twee essentiële rollen, die ondersteuning bieden aan officemanagers of leidinggevenden en basistaken voor receptionisten uitvoeren. Ze beantwoorden telefoons, plannen vergaderingen en afspraken en schrijven rapporten of documenten voor managers en leidinggevenden, verwerken inkomende en uitgaande post en werken indien nodig softwaredocumenten bij. De daadwerkelijke taken kunnen veranderen, afhankelijk van de functie in kwestie, aangezien juridische secretaresses vragen van juridische cliënten kunnen behandelen en patiëntmappen kunnen bijwerken in een medische omgeving.
Office Manager Taakbeschrijving
Een officemanager is verantwoordelijk voor het begeleiden en begeleiden van werknemers in de kantooromgeving. Officemanagers kennen de doelstellingen van het bedrijf en de gegeven afdeling, zodat zij ervoor moeten zorgen dat al het werk dat door medewerkers wordt uitgevoerd, voldoet aan zakelijke richtlijnen, doelen en normen. Sommige managers delegeren taken, opdrachten en projecten aan werknemers die op een specifieke afdeling werken. Kantoorbeheerders moeten zich ook houden aan budgetten die zijn ingesteld door de boekhoudafdeling en voldoen aan geplande deadlines.
Onderwijseisen
Een secretaresse heeft vaak een middelbare schooldiploma. Er wordt aanvullende training op het werk gegeven, zodat de secretaresse de interne werking van het bedrijf leert en het computersysteem tijdens de trainingsperiode kan gebruiken. Juridische en medische secretaressen kunnen aanvullende certificering vereisen van de nationale vereniging van juridische secretarissen of de internationale vereniging van administratieve professionals. Kantoormanagers hebben vaak een post-secundaire opleiding in kantoorbeheer of administratieve diensten of ondersteuning. Post-secundair onderwijs kan een bachelor's degree of een associate degree omvatten.
Salarisverschillen
Omdat kantoormanagers een uitgebreide educatieve achtergrond hebben en andere werknemers in een kantoor beheren, ontvangen ze een hoger salaris dan secretaresses, volgens de gepubliceerde salarisinformatie van het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics. Vanaf 2008 verdienden office managers en employee supervisors ongeveer $ 45.990 per jaar, terwijl secretarissen een mediaan van $ 25.240 verdienden vanaf 2010. Topbetaalde secretaresses verdienden $ 36.910 per jaar, nog altijd ruim onder het gemiddelde voor office managers.
