Contractbeheer is de praktijk om ervoor te zorgen dat de parameters van een contract worden gevolgd in overeenstemming met de richtlijnen die in het contract zelf worden beschreven. Daarom moet het permanente beheer van de contractlevenscyclus worden aangehouden om ervoor te zorgen dat het contract in de juiste context wordt uitgevoerd. Het soort contract dat wordt beheerd, van arbeidscontracten tot bouwcontracten, alles kan goed worden beheerd door dezelfde methodiek te volgen.
Lees het contract in zijn geheel door. Markeer belangrijke datapunten inclusief tijdframes en vervaldatums. Markeer deze kritieke datums in een kalender of een andere planningsapplicatie om ervoor te zorgen dat gerichte doorlooptijden worden begrepen en gecontroleerd. Markeer belangrijke delen van het contract met de taken en algemene contractverantwoordelijkheden van sleutelfunctionarissen die in het contract zijn genoemd. Een nieuw contract voor de bouw van een gebouw noemt een voorman bijvoorbeeld als aanspreekpunt en verantwoordelijke partij om ervoor te zorgen dat alle uitbestedingswerkzaamheden op tijd worden voltooid.
Plan updatevergaderingen en afspraken ruim vóór elke vervaldag die in de parameters van het contract wordt vermeld. Zorg ervoor dat u face-to-face of telefonisch vergadert met verantwoordelijke personen om u op de hoogte te houden van de algemene voortgang van het contract. Gebruik de tussentijdse vergaderingen als een manier om de algehele voortgang van het contract te meten en problemen en zorgen te behandelen wanneer deze zich voordoen.
Houd zeer gedetailleerde notities bij met betrekking tot met wie er gesproken is, wanneer en waar voor alle partijen die betrokken zijn bij het uitvoeren van het contract. Kom regelmatig en routinematig in gesprek met genoemde partijen. Stuur eens per week een e-mail of telefoon om ervoor te zorgen dat alles werkt volgens het schema dat in de context van het definitieve contract is geschetst.
Laat alle managers en onderaannemers die bij het contract zijn betrokken u wekelijks gedetailleerde updatelijsten sturen. Laat de updates verzenden via e-mail, fax of traditionele post om een papieren spoor bij te houden van alle voortgang van het contract. Bewaar alle correspondentie op een veilige en gemakkelijk bereikbare locatie.
Zorg voor een nauwkeurige en voortdurend bijgewerkte lijst met gebruikte materialen, benodigde materialen, verzend- en ontvangstschema's, contractwerkschema's, arbeidsuren gemaakt voor het voltooien van het contract en alle andere gegevens die van invloed zijn op het budget van het contract. Evalueer, evalueer en evalueer het contractbudget elke vier tot zes weken om te zoeken naar manieren om de kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen.
Houd extra vergaderingen om het contract te bespreken wanneer zich problemen voordoen of problemen onder uw aandacht worden gebracht. Wacht niet tot bezorgdheden belangrijke problemen worden, probeer grotere problemen op te lossen door al in het proces oplossingen te vinden.
Tips
-
Bewaar alle contractinformatie in een centraal gelegen bestand.
Waarschuwing
Overbrug contractparameters niet en verbreek op geen enkele manier een contract.
