Boekhoudingsverklaringen, vooral in grote en complexe organisaties, kunnen zowel onbedoelde fouten als onjuiste voorstellingen bevatten. Om dergelijke onnauwkeurigheden te voorkomen, controleren interne en externe experts periodiek de boeken van grote organisaties. Deze onafhankelijke verificatie verzekert zowel beleggers als het management dat de boekhoudkundige opgaven juist zijn en stelt belangrijke belanghebbenden in staat om betere beslissingen te nemen over het bedrijf.
Definitie van Auditing
Auditing is het proces van onafhankelijke verificatie van de boekingen en daaruit voortvloeiende financiële overzichten van een bedrijf of andere organisatie.Zowel for-profitbedrijven als non-profitorganisaties zijn onderworpen aan audits. Accountants kunnen hun hele loopbaan besteden aan het worden van experts op het gebied van auditing, waarbij ze zich specialiseren in specifieke sectoren. Auditing is afhankelijk van de industrie, aangezien de fouten die in financiële overzichten van een organisatie kunnen sluipen, betrekking hebben op de soorten activiteiten waarin zij zich specialiseert. Een olieraffinaderij en een supermarktketen vereisen bijvoorbeeld verschillende benaderingen, omdat hun inventaris en verkooppraktijken anders zijn. Een gespecialiseerd orgaan dat bekend staat als het Amerikaanse Government Accountability Office controleert overheidsinstanties.
Controleproces
Bij het controleren van een organisatie werkt de auditor met willekeurige steekproeven. In een supermarktketen met 100 winkels is het bijvoorbeeld onmogelijk om te controleren of de records van elke winkel nauwkeurig de voorraadniveaus weerspiegelen. In plaats daarvan kan de auditor een bepaalde winkel bezoeken zonder de precieze afzet tot het laatste moment bekend te maken. De auditor, of het team van auditors voor grote verkooppunten, kan dagen besteden aan het tellen van voorraadniveaus en deze controleren aan de hand van de meest recente records om ervoor te zorgen dat de boekhoudkundige informatie nauwkeurig dergelijke informatie aangeeft als de totale hoeveelheid voorraad, verlopen producten en de snelheid van de voorraadomzet.
Intern versus extern
Een auditor kan een werknemer zijn van de gecontroleerde organisatie of een buitenstaander. Interne auditors hebben meestal iets andere prioriteiten dan externe auditors. Naast het waarborgen van de juistheid van de financiële overzichten, zal een interne auditor andere kwesties beoordelen, zoals de kwaliteitscontrolepraktijken van de onderneming. De interne auditors van een supermarktketen kunnen bijvoorbeeld ook controleren of de magazijnbeheerder alles doet wat hij moet doen om bederf te minimaliseren. Een externe accountant mag dergelijke details echter niet in behandeling nemen zolang de boeken dergelijke informatie accuraat weergeven als het aantal verlopen producten. Interne auditors houden zich meestal aan strikte ethische normen en opereren volledig onafhankelijk van de accountants van het bedrijf.
Voordelen
Gecontroleerde financiële overzichten stellen managers in staat om zelfverzekerde zakelijke beslissingen te nemen. Wanneer de verkoopafdeling prijzen aanpast om een aanzienlijke hoeveelheid product in een korte tijd te verplaatsen, wil het er zeker van zijn dat het magazijn in feite net zoveel eenheden heeft als het in het wekelijkse rapport heeft aangegeven. Beleggers kunnen ook betere beslissingen nemen over het bedrijf wanneer ze vertrouwen hebben in de winst- en verliesrekening. Vooral in sterk concurrerende sectoren kunnen slecht gecontroleerde bedrijven cijfers verkeerd voorstellen om er beter uit te zien dan ze in werkelijkheid zijn. Ten slotte minimaliseert de controle van overheidsinstanties het verlies van belastinggeld door middel van wanbeheer en stelt beleidsmakers in staat optimaal gebruik te maken van publieke middelen.
