Als u de juiste papieren bijhoudt om uw bedrijf soepel te laten verlopen, kunt u aan het einde van het jaar een omzetaudit voorkomen. Als u echter een omzetaudit onder ogen ziet, kan het goed gedeponeerde papierwerk het proces eenvoudiger maken. Het bijhouden van al uw kwitanties voor aankopen, uitgaven, donaties en bankafschriften samen met de ingediende belastinguitbreidingen kan u helpen bij het auditproces.
Bruto-inkomsten
Bruto-inkomsten worden afgeleid van de verkoop van uw goederen of diensten. Deze omvatten uw kassatapes, bankdeposito's, ontvangstbonnen, facturen, kassabonbewijzen en eventuele 1099-MISC's die u hebt uitbetaald aan freelance contractanten. Het bijhouden van deze documenten is noodzakelijk om u te helpen uw belastingen later in te dienen om inkomsten te genereren voor uw bedrijf. Aanvaardbare alternatieven voor de Internal Revenue Service (IRS) tijdens een audit als u geen ontvangstbewijs hebt, zoals een geannuleerde cheque, is een verklaring van een financiële instelling met het chequenummer, het chequebedrag, de naam van de begunstigde en de datum waarop het bedrag is geboekt door de financiële instelling. Als de betaling is uitgevoerd via een elektronische overboeking (EBT), moet de verklaring de naam van de begunstigde, het bedrag en de datum waarop het bedrag door uw financiële instelling is overgedragen, bevatten. Voor creditcards moet het overzicht het verschuldigde bedrag, de naam van de begunstigde en de datum waarop de transactie is verwerkt, bevatten.
Aankopen en uitgaven
Elke zakelijke aankoop moet vergezeld zijn van een ontvangstbewijs in de vorm van creditcardstroken, betaalde facturen, geannuleerde cheques en kassabonfiches. Een uitgave is een aankoop die uw bedrijf maakt en die niet wordt doorverkocht als een goed of dienst, zoals kantoormeubilair of computers. Bewaar al deze bonnen op een plaats waar u ze onmiddellijk kunt openen.
Rekeningafschriften
Rekeningafschriften voor het fiscale belastingjaar moeten worden gearchiveerd met uw bruto-inkomsten, aankopen en uitgaven. De uitspraken ondersteunen wat het bedrijf heeft betaald en heeft het belastingjaar in beslag genomen. Een fiscaal belastingjaar is 12 opeenvolgende maanden die eindigen op de laatste dag van een andere maand dan december.
Loonaangifte
Het bedrag dat u aan uw werknemers hebt uitgekeerd als cheques of directe stortingen is ook vereist. De aangifte loonheffingen moet alle federale en lokale belastingen omvatten, evenals een boekhouding van de inhoudingen van de pensioenrekeningen. Medewerkers loonbelasting moet worden gehouden ten minste vier jaar, dat is de vereiste tijdsduur door de IRS.
Record houden
Het bijhouden van gegevens door de IRS wordt voorgesteld, inclusief het bijhouden van een chequeboekje voor uw bedrijf, een dagelijkse en maandelijkse samenvatting van uw kasbewijzen, een logboek of een journaal van alle chequebetalingen, eventuele werknemerscompensaties en een afschrijvingswerkblad. Een andere IRS-tip is om uw zakelijke chequeboek gescheiden te houden van uw persoonlijke chequeboek. Dit wordt gedaan om persoonlijke uitgaven gescheiden te houden van zakelijke uitgaven. Bewaar alle records voor uw bedrijf op zijn minst het minimumbedrag dat is vereist door de IRS en al uw eerder ingediende belastingaangiften.
werknemers
Het bijhouden van al uw werknemers, zowel in het verleden als het heden, met hun sofinummers, contactgegevens en hun I-9- en W-4-formulieren is een vereiste van de IRS. Het I-9-formulier controleert of de werknemer wettelijk in staat is om in de Verenigde Staten te werken. Het W-4-formulier wordt ingevuld voor het certificaat Bronhoudingen werknemer, waarmee u kunt inschatten hoeveel u het loon van de werknemer wilt onthouden in de grafiek op het formulier.
